¿Necesitas los datos fiscales de tus trabajadores? Pídeselos al SAT

Como sabes, con la nueva modalidad de facturación electrónica ahora es necesario conocer los datos fiscales de tus empleados. La buena nueva es que el SAT te brinda la oportunidad de solicitarle directamente la información relacionada con sus RFC con el fin de que puedas seguir cumpliendo con la emisión de los Recibos de Nómina.

¿Por qué debes contar con la información fiscal de tus empleados? – Nuevos procesos

Como te hemos contado anteriormente, todos los Comprobantes Fiscales 4.0 deberán indicar el Régimen Fiscal, el Código Postal y el Uso del CFDI, entre otra información que revele con claridad el perfil del contribuyente y su actividad económica.

Precisamente este cambio proviene de una intención para tener mejor definidas las fuentes de ingresos de las personas físicas y morales registradas en la base de datos de la autoridad tributaria. Se trata de una regla para ambos lados: tanto del emisor como del receptor de la factura.

Al decir “todos los CFDI” nos referimos a que hay distintos tipos de éstos; por ejemplo, el de Ingreso, el de Egreso, de Retenciones e Información de Pagos, de Traslado y de Recepción de Pagos.

Igual que en los otros casos, cuando se genera un CFDI de Nómina 4.0 es indispensable señalar dicha información del Receptor; es decir, de cada uno de los colaboradores de tu empresa.

¿Qué cambió de la versión 3.3 a la 4.0?

Para emitir los Recibos de Nómina en la versión 4.0 de CFDI no basta con retener los datos que hasta ahora siempre has manejado de tu personal.

Esto significa que, en tu calidad de empleador, deberás actualizar la información de cada uno de los trabajadores para poder continuar pagando sus sueldos y salarios conforme a la ley.

Los datos requeridos del trabajador como receptor de la factura son:

• Versión 3.3 de CFDI: RFC, Nombre y Uso del CFDI (P01-Por Definir).
• Versión 4.0 de CFDI: RFC, Nombre y Uso del CFDI (CN01-Nómina), Domicilio Fiscal con indicación del Código Postal correcto según registro del SAT y Régimen Fiscal en que tributa (605-Sueldos y Salarios e Ingresos Asimilados a Salarios).

Nueva solución: el SAT brinda los datos – Requisitos de facturación

Según la Regla 2.7.1.48 publicada en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el pasado 27 de diciembre de 2022 con respecto a la Resolución Miscelánea Fiscal para el año 2023:

«Las personas obligadas a emitir los CFDI de Nóminas podrán realizar por única ocasión la solicitud de la información relacionada con la inscripción en el RFC de las personas a quienes les realizan los referidos pagos de Nómina».

Lo anterior significa que el SAT les brindará una mano a los patrones para que puedan tener fácilmente acceso a esta nueva información requerida.

Requisitos para el Patrón

La persona solicitante, que es la figura patronal de la relación laboral, deberá cumplir las siguientes condiciones para hacer válido el trámite:

1. Haber emitido CFDI de Nómina al menos una vez en los últimos 12 meses a los trabajadores cuya información se solicita.
2. Haber presentado la declaración anual del ejercicio fiscal inmediato anterior.
3. No estar publicado en las listas a que se refiere el artículo 69 del Código Fiscal de la Federación (CFF), con excepción de la fracción VI relativo a los créditos condonados.
4. No estar publicado en las listas a que se refiere el artículo 69-B del CFF.

¿Qué dice el Art. 69-B del CFF?

El primer y segundo párrafo de dicho artículo del Código Fiscal de la Federación señala que:

«Artículo 69-B. Cuando la autoridad fiscal detecte que un contribuyente ha estado emitiendo comprobantes sin contar con los activos, personal, infraestructura o capacidad material, directa o indirectamente, para prestar los servicios o producir, comercializar o entregar los bienes que amparan tales comprobantes, o bien, que dichos contribuyentes se encuentren no localizados, se presumirá la inexistencia de las operaciones amparadas en tales comprobantes.

En este supuesto, procederá a notificar a los contribuyentes que se encuentren en dicha situación a través de su Buzón Tributario, de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, así como mediante publicación en el Diario Oficial de la Federación, con el objeto de que aquellos contribuyentes puedan manifestar ante la autoridad fiscal lo que a su derecho convenga y aportar la documentación e información que consideren pertinentes para desvirtuar los hechos que llevaron a la autoridad a notificarlos. Para ello, los contribuyentes interesados contarán con un plazo de quince días contados a partir de la última de las notificaciones que se hayan efectuado».

Tener los datos actualizados es requisito para empleadores

Puede parecer confuso, porque no es que se trate de tu obligación fiscal el obtener los datos de tus trabajadores (el ingresar al Portal del SAT para hacerlo), tanto como tampoco es una obligación para ellos el brindarte su Constancia de Situación Fiscal.

Lo que sí representa una obligación fiscal para los patrones es la emisión de los Comprobantes de Nómina. Dichos CFDI, a su vez, necesitan llevar los datos fiscales del trabajador, puesto que se trata de una indicación marcada por las nuevas reglas.

Por eso, en efecto, tener al día toda la información de cada una de las personas que componen tu plantilla laboral se convierte en un requisito obligatorio.

Solicitud de la Constancia de Situación Fiscal

Durante el año pasado y conforme se acercaba el inicio obligatorio del esquema 4.0 de facturación, mismo que inició el 1 de enero de 2022 con un periodo de convivencia con la versión 3.3 hasta el 30 de junio de 2023 en el caso de Nómina, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) sugirió a todos los contribuyentes tener lista su Constancia de Situación Fiscal.

Dicho documento serviría para que los receptores de facturas pudiesen brindar sus datos completos y actualizados a quienes les emitirían un Comprobante Fiscal. Y es que ahora se requiere información más específica que en la anterior versión 3.3 del CFDI.

La Constancia, al igual que la Cédula de Identificación Fiscal (CIF), sirven para proporcionar todos esos datos y que a la vez se garanticen que fuesen avalados por el órgano fiscal.

Sin embargo, luego de que muchos empleadores exigieran presentar la Constancia de Situación Fiscal a cambio de proporcionar el pago de los sueldos, lo cual estaba resultando imposible para los trabajadores debido a la saturación de citas en el SAT, la autoridad aclaró que no es una obligación.

Cabe resaltar que el citado periodo de convivencia entre las versiones 3.3 y 4.0 hasta el 30 de junio aplica únicamente para el Recibo de Nómina, ya que el resto de Comprobantes Fiscales entraron definitivamente al esquema 4.0 desde el 1 de abril.

¿Cómo hacer el trámite de solicitud de RFC? – Proceso

En la misma Regla 2.7.1.48 recientemente publicada se indica que el empleador deberá utilizar la ficha de trámite 320/CFF “Solicitud de datos en el RFC de Asalariados”, contenida en el Anexo 1-A.

Tal solicitud únicamente podrá presentarse en una sola ocasión por cada RFC consultado (por cada trabajador).

Los datos de inscripción al RFC de los trabajadores se adjuntarán en archivo TXT dentro del apartado de notas de la respuesta.

Seguimiento al trámite

Para dar seguimiento, el usuario podrá ingresar al Portal del SAT con el número de folio que se encuentra en el Acuse de Recepción de dicho trámite.

Asimismo, la autoridad advierte que hará uso de sus facultades de verificación para supervisar que el empleador que realizó el trámite en realidad sí emitió los CFDI conteniendo los RFC relacionados.

Resolución al trámite

El SAT deberá dar respuesta al trámite iniciado en un plazo no mayor a 10 días hábiles, pudiendo (quizás) solicitar detalles adicionales para ser capaz de brindar respuesta.

Tras cumplirse los requisitos, puedes esperar obtener un Acuse con los datos de RFC de tus trabajadores.

En caso contrario, de no cumplirse las condiciones, recibirías un Acuse explicando el motivo por el cual no procedió la solicitud.

Realiza la solicitud de RFC de tus trabajadores – Actualización de datos

Paso a paso, a continuación, te damos la guía para llevar a cabo esta operación:

1. Ingresa a sat.gob.mx y haz clic en la opción «Contacto» del menú superior derecho.
2. Entra a la sección Asistencia por Internet y elige Portal personal / Mi portal.
3. Registra tu RFC, escribe tu Contraseña e Inicia sesión.
4. Selecciona Servicios por Internet / Servicio o Solicitudes / Solicitud.
5. Completa el formulario de la solicitud seleccionando el trámite «SOLICITUD DATOS TRABAJADORES».
6. Adjunta el listado con el total de los RFC a validar en archivo de texto plano (.txt) comprimido en .ZIP y da clic en Enviar.
7. El sistema te proporcionará el Acuse de recepción con el folio con el que podrás consultar la respuesta posteriormente.
8. Para consultar la respuesta, ingresar en Portal personal / Mi portal, inicia sesión, captura el Número de folio de tu solicitud en la opción «Consulta» y da clic en Buscar.
9. Selecciona el Folio y revisa las Notas y anexos, da clic en el ícono del clip y descarga el archivo con los datos del RFC. 

Consulta tus dudas al SAT

Si tienes dudas, puedes hacer uso de las vías de contacto puestas a disposición del público o acercándote directamente a las oficinas físicas del SAT.

• La línea telefónica MarcaSAT está abierta de lunes a viernes de 8:00 a 18:30 horas, excepto en días inhábiles. El número es 55 627 22 728 (desde cualquier parte de la república).
• También, vía chat: chat.sat.gob.mx
• Y la oficina virtual: citas.sat.gob.mx

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Posted on: 23/01/2023