Una empresa que ya tiene un ERP donde registra ventas, clientes, productos, pedidos o pagos, sabe que es un sistema que funciona muy bien al momento de mejorar operaciones comerciales y de logística empresarial. Sin embargo, cuando llega el momento de facturar, puede pasar que se haga un cuello de botella donde alguien tiene que capturar información en otra plataforma. En esta época ya nadie quiere pasar por procesos dobles, así que para solucionar se puede hacer uso de una API de facturación.
Una API puede conectar el ERP con el sistema de facturación para que la información que ya existe en un sistema pueda utilizarse para generar los comprobantes sin tener que capturar los mismos datos dos veces.
¿Qué es una API de facturación para ERP?
El ERP es un sistema de software que conecta en un solo lugar todas las áreas que tiene una empresa, como las áreas de ventas, compras, inventario, contabilidad y recursos humanos. Todo en un solo lugar. Cuando tenemos un ERP, dejamos atrás la obsoleta forma de trabajo en que cada departamento use hojas de cálculo o programas separados, porque el ERP hace que todos compartan la misma información en tiempo real.
Ahora bien, una API de facturación es un mecanismo que ayuda a que ese ERP se comunique con un servicio de facturación. Eso significa que, al haber una compra o venta registrada en el ERP, la API toma los datos de la transacción, los envía automáticamente al proveedor autorizado (PAC) para que se pueda emitir la factura electrónica y devuelve el comprobante fiscal (CFDI, XML y PDF) de inmediato.
Así de sencillo, todo esto sucede sin necesidad de salir del sistema ni realizar procesos manuales.
¿Por qué conectar un ERP con un sistema de facturación?
Sencillo, porque evitamos muchos procesos que hacen más lenta la generación de facturas y minimizamos errores. Analicemos todos los beneficios que te aporta.
Evitar la doble captura
Si una venta ya está registrada en el ERP, evitamos tener que escribir de nuevo datos de cliente, RFC, conceptos, importes, impuestos, etc., en otro sistema, lo que representa trabajo adicional y abre la posibilidad de errores.
Reducir procesos manuales
La información puede viajar entre sistemas sin que una persona tenga que copiarla. Eso agiliza en gran medida todo el proceso.
Mantener la información sincronizada
El ERP puede recibir información relacionada con el comprobante generado, su identificador, estado, archivos, etc. Se actualiza al momento y permite que los demás departamentos conozcan cada movimiento en tiempo real.
Escalar el proceso
Una empresa puede incrementar sus operaciones sin que la facturación tenga que crecer al mismo ritmo en tareas manuales, porque no importa cuántas facturas se generen siempre estarán a disposición prácticamente de inmediato.
Algo muy importante a resaltar es que siempre debes revisar los datos de origen. De nada sirve tener procesos eficientes con información errónea en tu base de datos.
¿Cómo funciona una API de facturación conectada a un ERP?
El funcionamiento de una API que está conectada a un ERP es muy SENCILLO, vamos a explicarlo mediante el ejemplo de una venta:
Supongamos que tienes una venta, tu ERP va a reunir la información y datos como cantidades, precios, impuestos, forma de pago y producto o servicio comprado.
El ERP envía esa información al servicio de facturación mediante la integración de API. A partir de ese momento, el servicio va a procesar la información para generar el CFDI correspondiente. Una vez obtenido, el sistema puede recibir toda la información sobre el comprobante generado, además de archivos y datos relacionados.
Una vez que finaliza este proceso, el cliente recibe su factura y el sistema ERP actualiza los datos.
¿Qué información necesita intercambiar el ERP?
Si te preocupa la seguridad y la confidencialidad de los datos porque no sabes cuál es la información que el ERP va a compartir con la API, ten la confianza de saber que, cada uno de ellos hace uso de lo realmente indispensable.
La información que viaja entre ambos sistemas es la siguiente.
Del ERP hacia la plataforma de facturación:
- datos fiscales del cliente
- conceptos
- cantidades
- precios
- impuestos
- descuentos
- moneda
- condiciones de pago
- Información necesaria para generar el CFDI.
De la plataforma de facturación hacia el ERP:
- resultado de la emisión
- identificador del comprobante
- archivos correspondientes
- estado del comprobante
- Información relacionada con cancelaciones o errores, según la integración.
¿Qué empresas pueden beneficiarse de esta integración?
Las empresas que pueden beneficiarse de la integración son aquellas que han crecido en volumen de operaciones y para las cuales capturar manualmente cada factura ya no es práctico. En ese caso, es primordial integrar una API al ERP utilizado.
También si estás vendiendo a través de ecommerce, es una necesidad casi inminente hacer la integración para agilizar el proceso de facturación de todas las transacciones hechas. Se recomienda hacer uso de una API cuando la empresa ya cuenta con varias sucursales con el objetivo de centralizar procesos aunque las operaciones se generen desde diferentes puntos.
¿Necesitas una API si tu ERP ya factura?
No todos los ERP necesitan conectarse a una herramienta externa porque hay algunos que ya incorporan funciones de facturación electrónica o tienen módulos específicos. Entonces habría que revisar. Si tu ERP ya genera los comprobantes que necesita la empresa, quizá no exista una razón para añadir otra integración.
En cambio, puede tener sentido utilizar una API cuando el ERP no cubre determinada necesidad, requiere una integración específica o se busca centralizar el proceso mediante otro servicio. En ese caso podrías acercarte a Facturama para darte las mejores opciones disponibles para ti, pues somos una alternativa para empresas que necesitan conectar sus procesos de facturación con otros sistemas mediante una API.
Antes de elegir una API hay que revisar qué hace actualmente el ERP, qué proceso se quiere automatizar, qué información necesita intercambiarse y qué volumen de operaciones se espera manejar.
