Si tienes como plan vender por internet, felicidades, estarás ampliando tu mercado y podrás simplificar muchas cosas para tu negocio. ¿Por qué? Simplemente porque con esa modalidad, los clientes pueden comprar tu producto o servicio desde cualquier lugar.
Podrás realizar pedidos con registro automático y el pago será procesado en cuestión de segundos. Un verdadero sueño hecho realidad para quienes desean tener un negocio próspero y con rápido crecimiento.
Aun así, no todo es color de rosa, porque conforme aumenta el volumen de ventas, también aparecen nuevos desafíos que debes considerar; entre ellos el hecho de generar facturas correctamente en cada una de tus compras. ¿Qué puedes hacer para simplificar esta tarea? Incorporar herramientas de autofacturación para ecommerce y, de esa manera, dejar de depender de que una persona revise cada pedido, solicite los datos fiscales al cliente y genere manualmente cada CFDI.
Ahora es posible crear un proceso más ordenado y automatizado, ideal para un negocio que recibe decenas, cientos o incluso miles de compras; esto puede representar un ahorro importante de tiempo y una reducción de errores. En Facturama te explicamos cómo hacer uso de la autofacturacion para ecommerce.
¿Qué es la autofacturación para ecommerce?
Es un proceso mediante el cual un cliente puede solicitar y obtener su factura a partir de una compra realizada en una tienda en línea, utilizando los datos de su pedido y su información fiscal. Depende mucho de la configuración de la plataforma, pero generalmente el usuario ingresa sus datos como el RFC y la información requerida para generar el comprobante. El sistema toma esos datos, los relaciona con la compra y realiza el proceso de emisión del CFDI así, de manera fácil y automática.
No importa el artículo que se adquiera; después de realizar el pago, se recibe una confirmación de pedido y un acceso para solicitar factura; ya no es necesario enviar un correo al negocio y esperar a que alguien procese la solicitud porque ahora es posible hacer que la facturación forme parte del propio flujo de compra.
¿Cómo funciona la autofacturación en un ecommerce?
No es muy difícil entender el proceso porque es muy similar en casi todos los casos; hay algunas variaciones dependiendo del software y las herramientas utilizadas, pero normalmente comienza cuando el cliente realiza una compra y es algo que solemos ver mucho en Mercado Libre, por poner un ejemplo.
Cuando se confirma el pedido, el sistema (que ya tiene los datos relacionados con la operación) brinda la opción al usuario para entrar a un espacio destinado a la facturación e introducir o confirmar la información fiscal.
¿Qué datos se solicitan? El RFC y las claves necesarias para la expedición del comprobante. Después se genera el CFDI y se realiza el proceso correspondiente para su emisión. El cliente puede recibir sus documentos de manera digital y el negocio mantiene un registro de la operación.
Si un negocio integra una API como Facturama, este flujo se automatiza todavía más, porque la información del pedido puede pasar de manera directa del ecommerce al sistema de facturación, evitando que el personal tenga que copiar los datos de una plataforma a otra.
¿Por qué es importante para un ecommerce?
Quienes venden por internet saben que se pueden recibir pedidos durante todo el día y desde diferentes lugares, algo que no sucede cuando hay una venta física; eso significa que, si todo se hiciera manualmente, habría un equipo destinado a ejecutar todas las tareas relacionadas con facturas, solicitudes, correcciones y seguimiento. Esto no es malo, pero cuando hay un gran volumen de ventas, hay mayor riesgo de fallos y errores humanos.
La autofacturación para ecommerce ayuda a reducir esta carga porque permite que el propio cliente participe en el proceso y se responsabilice de ingresar correctamente los datos sin necesidad de una intervención constante del personal.
Principales ventajas de la autofacturación
1. Reduce tareas administrativas
Una de las ventajas más notables es que se eliminan las tareas repetitivas que, al recibir cientos de pedidos al mes, revisar cada compra, solicitar los datos fiscales, generar el CFDI y enviarlo manualmente, pueden consumir muchas horas.
Con un proceso automatizado, las actividades que mencionamos anteriormente pueden realizarse desde el propio sistema y así el personal puede concentrarse en otro tipo de operaciones que requieren atención y dejar de lado lo mecánico.
2. Facilita la facturación para el cliente
El usuario evita cualquier tipo de espera al momento de solicitar la factura, pues la podrá recibir inmediatamente después de realizar una compra. Lo anterior mejora la experiencia de compra y evita intercambios innecesarios de correos o mensajes.
3. Ayuda a reducir errores
Sabemos que una letra incorrecta en el RFC, un dato fiscal equivocado o una información que no coincide con el pedido puede provocar correcciones posteriores que todos queremos evitar; al momento de usar una plataforma de autofacturación bien configurada, pueden ser incorporados las validaciones y controles antes de realizar la emisión. Además, cuando existe una integración con el sistema del ecommerce, algunos datos pueden utilizarse directamente desde el pedido original.
4. Permite manejar mayores volúmenes
La automatización es muy importante a medida que el negocio crece porque si bien es cierto que una tienda que comienza con 20 pedidos diarios puede gestionar fácilmente su facturación de forma manual, si llega al punto de tener 200 o 500 pedidos diarios, mantener el mismo método no resulta práctico.
5. Mejora el control de las operaciones
Automatizar no significa perder el control. Al contrario, un buen sistema puede facilitar el seguimiento de las operaciones porque es posible tener información sobre las facturas emitidas, solicitudes pendientes, posibles errores, cancelaciones o correcciones en el momento en que se necesite, lo que ayuda a identificar con mayor rapidez cualquier situación que necesite atención.
¿Qué datos necesita el cliente para autofacturar?
La información necesaria puede depender del tipo de operación y de la configuración de cada sistema pero por lo general los datos fiscales requeridos son:
- El RFC
- También pueden solicitarse otras claves e información fiscal para la emisión del CFDI.
- Los datos de la compra que se quiere facturar (que se hace con un número de pedido, un ticket, un folio o algún otro dato que permita relacionar la solicitud con la operación correspondiente).
El proceso suele ser sencillo pero, no por eso deja de contar con los controles necesarios para evitar que una compra sea facturada incorrectamente.
¿Qué papel tiene una API en la autofacturación?
Una API como Facturama te ayuda a conectar diferentes sistemas para que puedan intercambiar información y, en las ventas por internet, es muy útil porque el negocio ya tiene una plataforma donde se registran los pedidos, productos, pagos y datos del usuario.
En lugar de que una persona copie esa información manualmente a otro sistema, una API puede permitir que los datos pasen de un sistema al otro automáticamente.
Por ejemplo, cuando se confirma un pedido, el ecommerce puede enviar la información al sistema de facturación y a partir de ahí, se puede iniciar el proceso de emisión del CFDI.
¿Qué ocurre con cancelaciones, devoluciones y correcciones?
Seguramente te preguntarás: ¿qué pasa cuando hay devoluciones, cancelaciones, cambios de productos o errores en los datos? Un buen sistema de facturación debe facilitar el seguimiento de los comprobantes y permitir gestionar los procesos que correspondan cuando una operación necesita una corrección o cancelación.
Por eso, antes de elegir una solución de autofacturación es importante revisar qué herramientas ofrece para administrar estas situaciones.
¿La autofacturación sustituye al equipo administrativo?
No necesariamente porque su objetivo es ayudar al equipo, no reemplazarlo. La idea es que las personas dejen de invertir tiempo en tareas repetitivas y puedan concentrarse en revisar situaciones especiales, atender incidencias y mantener bajo control la administración del negocio. Esto puede mejorar la productividad sin perder el control sobre la operación.
¿Cómo elegir una solución de autofacturación para ecommerce?
Antes de cualquier elección, debes revisar cómo encaja la API con el funcionamiento actual del negocio porque es importante que la solución permita una configuración sencilla y sea compatible con la plataforma de ecommerce que ya se usa.
También debes revisar que tenga opciones de integración mediante API, qué procesos permite automatizar y cómo gestiona los CFDI.
Otro punto importante es la capacidad para trabajar con el volumen actual y futuro de la empresa porque una solución que funciona para unos cuantos pedidos puede quedarse corta cuando el negocio crece.
Como ya mencionamos antes, presta atención al manejo de cancelaciones, devoluciones, correcciones y seguimiento de los documentos para que no se convierta en un dolor de cabeza. Además, en México es fundamental que la solución contemple los requisitos que son solicitados legalmente para brindar una facturación electrónica y cumplir los lineamientos que solicita el SAT.
Una solución que acompaña el crecimiento del negocio
Desde que se registra el pedido hasta la emisión del CFDI, la automatización te ayuda a conectar información, reducir tareas manuales y facilitar el seguimiento de las operaciones. Si tu empresa vende por internet y maneja un volumen creciente de pedidos, contar con una herramienta de este tipo puede marcar una diferencia importante en la administración diaria.
Lo mejor es elegir una solución que pueda integrarse con el ecommerce, que facilite la emisión de comprobantes y que permita mantener el control sobre las operaciones. Así, la facturación deja de ser un proceso separado de la venta y pasa a formar parte natural del flujo de compra.
