¿Cómo se usan las Addendas en la facturación electrónica?

Como su nombre en latín lo indica, la Addenda (plural del vocablo ‘Addendum’) son las “cosas por añadir”; es decir, en este caso se trata de un agregado a una factura comercial. Y no obstante que se trata de datos complementarios, este documento no debe confundirse con el Complemento de CFDI, pues su propósito y estructura son muy distintos. ¿Quieres saber cómo se usan las Addendas en la facturación electrónica? ¡Sigue leyendo!

¿Qué es la Addenda en una factura? – Uso e importancia

Cuando elaboras una factura electrónica, sus campos de llenado te solicitan cierta información obligatoria que sirven para rendir cuentas de forma transparente sobre tus movimientos. Lo has hecho miles de veces, ¿cierto?…

Además de tus datos de identificación (como tu nombre y RFC), algunos de los requisitos considerados como “suficientes” para que el SAT conozca la naturaleza, legalidad y ejecución de la transacción son, a grandes rasgos, el importe total de la compra, los impuestos incluidos, así como la cantidad y el valor unitario de los artículos.

Pero hay ciertos datos que no son relevantes para la autoridad tributaria y, en cambio, sí le ayudan mucho a las empresas a llevar una organización administrativa más eficiente. Es el caso de las Addendas de facturación, las cuales te sirven para agregar datos al comprobante fiscal que no son de índole fiscal.

¿Para qué sirve una Addenda de CFDI? – Función

Al añadir una Addenda al CFDI, lo que estás haciendo es detallar ciertas condiciones del proceso de compra-venta, según las necesidades la tienda o la marca.

En otras palabras, al incorporar la Addenda al Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de forma posterior a su emisión, se brinda la información específica de interés para contextualizar la operación. Y esa información de interés variará según lo que cada receptor solicite a sus diferentes proveedores.

¿Por qué son útiles las Addendas? – Método de organización

La utilidad de las Addendas puede entenderse si las comparas con la manera en que administras tu negocio. Si eres una persona súper organizada en lo cotidiano, seguramente cuando gestionas tu contabilidad en la nube también te gusta mantener muchísima claridad y orden.

Por ejemplo, si separas por carpetas tus cuentas pagadas y las que queden por pagar, las ventas realizadas en tu tienda física VS tu tienda virtual, los contratos con tus proveedores cuando son nuevos o están vencer, tus catálogos separados por los distintos productos, etcétera, etcétera.

Con una Addenda sería más fácil trasladar esto a las facturas con fines de un resguardo documental en completa organización. Ahora imagina a las grandes empresas que necesitan manejar grandes volúmenes de facturas en sus distintas sucursales, con muchos proveedores de por medio y demás.

Para las compañías de gran tamaño es mucho más fácil llevar su contabilidad con ayuda de las Addendas que solicitan. En contraparte, también para los emisores de la factura es muy ventajoso generarlas para también ayudarse con sus operaciones.

Datos comerciales que incluyen las Addendas

Hay total libertad, por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT) y en todo caso de la dependencia de la que depende (la SHCP), para formular los requerimientos de una Addenda.

El énfasis aquí se centra en el carácter comercial de este documento, de manera que no se le considera de índole fiscal, y por ello no es revisado ni considerado por Hacienda al momento de calcular tus responsabilidades fiscales (como la declaración de impuestos).

Puedes traducir esto como que no existe regulación alguna al respecto, normas fiscales, ni información con la cual hay que cumplir, en el sentido de los nodos y atributos que suelen colocarse obligatoriamente en las facturas y en sus complementos.

Así, es posible incluir información en la Addenda como la siguiente:

• Descripción del producto.
• Descuentos o promociones aplicables.
• Datos adicionales a los pagos posteriores en un CFDI con Complemento de Pago.
• Número de cuenta, clave de SPEO o dígitos finales de la tarjeta con que se hizo la transacción.
• Escenarios que conllevarían a penalizaciones por incumplimiento.
• Facturas por Derechos, Productos y Aprovechamientos (DPA) que cobra el Gobierno.
• Detalles en una relación laboral (aportaciones voluntarias, descuentos por préstamos, etc).

Ejemplo de Addenda

Para mencionarte una Addenda de ejemplo podríamos elegir supuestos de muy distinta naturaleza. Y es que no existe un formato preestablecido, sino que cada compañía receptora genera su propia plantilla y exige el llenado de su contenido de acuerdo con los requerimientos internos de gestión.

Así, si una empresa necesita llevar un registro de la logística que involucra a la cadena de suministro, entonces podría solicitar a su proveedor de servicios de transporte la emisión de una Addenda que dé cuenta de toda la movilización: la carga de material desde almacén, el número de sucursales surtidas, el kilometraje recorrido y quizás hasta el permiso de la SCT que ya va incluido en el correspondiente Complemento de Carta Porte generado para el traslado.

¿Cómo agregar la Addenda al XML? – Integración

A pesar de no ser fiscal, el formato de la Addenda es el mismo de un CFDI; es decir, a modo de un archivo codificado, por lo que se le considera como un XML con Addenda.

Como sabes, los archivos XML se acompañan de sus respectivas versiones en PDF. Utiliza ambos formatos para aligerar la gestión operacional, comercial y contable de tu negocio.

Addendas disponibles en Facturama

En tu plataforma de facturación en línea favorita, tenemos disponibles las siguientes Addendas que son muy sencillas de generar:

• ABB
• AHMSA (Altos Hornos de México)
• Amazon
• AMECE
• ASOFARMA
• Basware
• BBVA
• Calsonic Kansei
• City Express
• City Market
• Continental Tire
• Coppel Muebles
• CrediTienda
• Envases Universales (EU)
• Ford
• Hapag Lloyd
• Inbursa
• Kuehne Nagel
• La Comer
• Levi’s
• Liverpool
• Mabe
• Magna
• Maier
• Mapfre
• Sanmina
• Soriana
• Vallen
• Viscofan
• Walmart

Emisión de Addendas de factura

Genera fácilmente tus Addendas en Facturama siguiendo estos sencillos pasos:

1. Ingresa a «Facturas» y selecciona «Agregar Addenda».
2. Busca la factura a la que agregarás la Addenda y selecciónala.
3. Aparecerá una barra para seleccionar Addendas; elige la que te interesa.
4. Llena los campos correspondientes a los datos requeridos.
5. Una vez anexada la Addenda, puedes consultar la factura, descargarla o enviarla al cliente.

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Posted on: 25/10/2022