En cualquier negocio, las ventas, los clientes y la facturación están totalmente conectados y eso ya debes saberlo. El problema surge cuando cada área usa un sistema diferente y hay que registrar los mismos datos varias veces, lo que, claro, hace perder tiempo valioso y puede dar lugar a errores, sino que abre la puerta a errores y complica saber realmente el estado de la empresa y decidir sobre ella.
Cuando se integra tu CRM con tu sistema de facturación, simplifica todo pues la información comercial pasa en automático a las facturas, así que te olvidas del trabajo manual, evitas equivocaciones y llevas un seguimiento mucho más claro de cada venta.
¿Qué significa conectar un CRM con facturación?
Como su nombre lo dice, conectar CRM con facturación significa establecer una comunicación entre el sistema que administra las relaciones con los clientes y el software encargado de emitir las facturas. En el CRM se concentra información como clientes, oportunidades, ventas, pedidos y conversaciones, mientras que el sistema de facturación, utiliza los datos necesarios para generar los comprobantes fiscales.
Cuando se integran, permiten que estos sistemas compartan información; pongamos un ejemplo, cuando una venta cambia de estado en el CRM, determinados datos pueden enviarse al sistema de facturación para iniciar el proceso de generación de una factura. Así que es un puente entre dos sistemas que cumplen funciones diferentes, pero que participan en una misma operación.
¿Por qué integrar CRM y facturación?
Cuando no existe una integración, el equipo puede tener que copiar los datos de los clientes y las ventas de un sistema a otro, lo que, con el paso del tiempo, aumenta la posibilidad de cometer errores; entonces, con una conexión adecuada, los datos pueden sincronizarse y mantenerse disponibles para las áreas que los necesitan. La integración también ayuda a reducir los silos de información. Salesforce señala que las empresas integran, en promedio, solo el 28% de sus aplicaciones, lo que puede dificultar que los sistemas compartan información.
¿Cómo funciona la integración entre CRM y facturación?
El proceso comienza cuando el CRM registra una operación la cual puede ser una venta, un pedido o una oportunidad que llegó a su etapa de cierre; la integración envía los datos necesarios al software de facturación como información del cliente, productos, cantidades, precios y otros campos requeridos para generar el comprobante.
Después, el sistema de facturación procesa la información y genera las facturas. En el caso de Facturama, su API REST permite conectar un software empresarial con su plataforma para automatizar la facturación electrónica, además de consultar, cancelar y descargar comprobantes.
¿Qué datos pueden compartirse?
Normalmente pueden compartirse datos de clientes, productos, precios, pedidos y ventas. También pueden enviarse los datos fiscales necesarios para elaborar las facturas, de acuerdo con los requisitos que se solicitan.
En nuestro país, el SAT establece información que debe considerarse para emitir un CFDI 4.0, como RFC, nombre o razón social, régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal del receptor.
CRM, ERP y facturación: ¿son lo mismo?
No. Aunque pueden trabajar juntos, CRM, ERP y software de facturación cumplen funciones diferentes.
El CRM busca tener una gestión de clientes, ventas, oportunidades, marketing y seguimiento comercial. El ERP integra procesos más amplios de la empresa, como compras, inventarios, finanzas y operaciones. El software de facturación se concentra en la emisión y gestión de comprobantes fiscales. Una empresa puede utilizar los tres sistemas y conectarlos para compartir datos.
Esta estructura permite que el CRM gestione la relación con el cliente, el ERP administre la operación y la plataforma de facturación genere las facturas correspondientes.
¿Cuáles son los 4 pasos del CRM?
Aunque existen diferentes metodologías, una forma sencilla de explicar el proceso del CRM es mediante cuatro etapas que te explicamos a continuación:
- Se identifican los clientes y se recopila información relevante.
- Se diferencian de acuerdo con sus características, necesidades o valor para el negocio.
- Interactuar con ellos mediante ventas, servicio, marketing y otros canales.
- La empresa utiliza los datos obtenidos para personalizar la atención y desarrollar mejores estrategias.
Cuando el CRM está integrado con facturación, esta información puede complementarse con datos sobre compras, facturas, pagos y transacciones.
¿Cuáles son los 4 tipos de CRM?
El CRM operacional: ayuda a automatizar actividades de ventas, marketing y servicio.
El CRM analítico: se enfoca en analizar datos para obtener información útil para la toma de decisiones.
El CRM colaborativo: facilita el intercambio de información entre áreas
El CRM estratégico: utiliza la información de los clientes como base para desarrollar estrategias de relación a largo plazo.
Una empresa puede combinar estas funciones dependiendo de sus necesidades y de las herramientas que utilice.
¿Cómo ayuda la automatización de la facturación?
La automatización permite que determinadas acciones ocurran sin que el equipo tenga que realizarlas manualmente cada vez. Por ejemplo, cuando una venta se marca como cerrada, el CRM puede activar un flujo que envíe los datos al sistema de facturación y después se puede generar la factura y enviarla al cliente de acuerdo con la configuración que ya fue establecida.
Este proceso puede ahorrar tiempo y reducir errores, además de que facilita el envío de recordatorios de pago cuando el sistema utilizado cuenta con esta función. En una operación con muchas ventas, automatizar las facturas puede representar una diferencia importante para el equipo encargado de administración.
¿Qué papel tienen las API?
Para una empresa que quiere conectar su CRM con facturación, una API puede ser una alternativa para automatizar la creación de facturas. En Facturama tenemos una API REST que permite conectar un software con su plataforma de facturación electrónica. Su documentación contempla funciones para crear CFDI, consultar comprobantes, cancelarlos y descargar XML o PDF.
¿Qué CRM puedo usar para facturar electrónicamente?
No necesitas un CRM para facturar porque esto no es un sistema fiscal de facturación electrónica. Usas un CRM que pueda conectarse mediante API con una plataforma de facturación compatible con las disposiciones fiscales de México y de esa manera, tener tus facturas disponibles.
Entre los CRM actuales se encuentran Salesforce, HubSpot, Zoho CRM, Microsoft Dynamics 365 y Pipedrive; cada uno con capacidades de integración distintas, por lo que antes de elegir conviene revisar las aplicaciones, API y herramientas disponibles.
Para la emisión de CFDI en México, el sistema de facturación debe cumplir con los requisitos que pide el SAT
¿Cómo elegir un CRM para integrarlo con facturación?
Antes de tu elección, debes revisar si cuenta con API, conectores o integraciones disponibles para el software de facturación que utiliza la empresa; es importante revisar los datos que pueden transferirse, la frecuencia de sincronización, los niveles de seguridad y las funciones disponibles.
Otro punto importante es la facilidad de implementación, ya que una integración debe adaptarse a los procesos reales del negocio y no obligar al equipo a realizar nuevos procedimientos innecesarios.
¿Del costo? Claro que se debe considerar, pero cuidado: una herramienta económica puede dejar de ser conveniente si requiere demasiadas personalizaciones, mientras que una solución más completa puede ofrecer mayor capacidad para crecer.
¿Qué errores pueden ocurrir al integrar un CRM?
Una integración no elimina automáticamente todos los problemas porque si los datos originales están incompletos o son incorrectos, esos errores pueden trasladarse de un sistema a otro. También pasa con frecuencia que los campos del CRM no coincidan con los del sistema de facturación, que existan clientes duplicados o que las reglas del flujo no estén bien configuradas.
Por eso, las pruebas son una parte importante del proyecto y comprueban que los datos llegan correctamente.
¿Cómo evitar esos errores?
Siguiendo estos pasos:
- Definir qué procesos se quieren automatizar.
- Identificar los sistemas involucrados, los datos que deben compartir y las condiciones que activarán cada acción.
- Establecer métricas para comprobar si la integración realmente está reduciendo tiempos, errores o trabajo manual.
Después de las pruebas, podrás notar si la implementación puede avanzar de forma controlada y el equipo tiene oportunidad de detectar errores antes de que afecten a una gran cantidad de facturas o transacciones.
Facturación en la nube e integración
Las plataformas en la nube facilitan la conexión entre aplicaciones porque los sistemas pueden comunicarse sin depender necesariamente de instalaciones locales, lo que permite que el equipo consulte información desde diferentes ubicaciones y que determinadas operaciones se ejecuten automáticamente.
Facturama ofrece soluciones de facturación electrónica y una API REST para conectar software empresarial, realizar timbrado y gestionar comprobantes. Para empresas que manejan un volumen considerable de facturas, esta capacidad puede ser especialmente útil porque permite incorporar la facturación al flujo de trabajo habitual.
Una integración que conecte ventas y facturación
Integrar un CRM con un sistema de facturación permite que los equipos trabajen con información más conectada. En lugar de mantener los datos de clientes, ventas y facturas separados, la integración crea un flujo entre las diferentes plataformas.
El resultado puede ser un proceso más ágil, con menos captura manual y mayor visibilidad sobre las operaciones, lo que puede significar para un negocio que la venta puede avanzar desde el CRM hasta la emisión de la factura sin convertir cada paso en una tarea independiente.
Sin duda, al elegir las herramientas adecuadas, definir correctamente los procesos y probar la conexión antes de automatizarla por completo garantiza el éxito. Facturama puede integrarse mediante API con otros sistemas para automatizar la facturación electrónica en tiempo real, una alternativa que permite incorporar la emisión de CFDI dentro de los procesos comerciales de una empresa y tener el documento siempre listo, en el momento en que sea requerido por el negocio.
