Ha llegado el día en que tienes que hacer el envío de contabilidad electrónica, porque tal vez es la primera vez que vas a cumplir con una de las obligaciones fiscales más importantes para personas físicas y personas morales en México.
Felicidades, queremos decirte que este tema es un poco más complejo que solo digitalizar registros, es preciso que sepas cómo enviar información contable estructurada, clara y conforme a las normativas que establece de manera puntual el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Si bien es cierto que el proceso puede parecer complejo al inicio, entender qué se debe enviar, cuándo corresponde la información y cómo hacerlo correctamente te va ayudar a evitar errores, contratiempos, sanciones y requerimientos innecesarios de los que nadie quiere saber.
Hoy en Facturama queremos dejarte en claro lo qué implica la contabilidad electrónica al SAT, qué archivos se deben generar, cuáles son los plazos oficiales y todo lo que necesitas hacer para tener un perfecto control en tu relación fiscal con Hacienda.
¿Qué es la contabilidad electrónica y por qué es obligatoria?
Empecemos con lo básico, ¿qué es la contabilidad electrónica? Es la forma obligatoria en la que llevas los registros contables que tengas, usando medios digitales y los cuales debes enviar al SAT a través de internet. Anteriormente era un procedimiento muy complicado pero la tecnología ha ayudado a mejorar la interpretación de las operaciones, transacciones y movimientos de los contribuyentes.
El fundamento legal del envío de la contabilidad electrónica se encuentra en el Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación, así como en la Resolución Miscelánea Fiscal y su Anexo 24, donde se establecen las especificaciones técnicas, el formato XML y la nomenclatura que deben cumplir los archivos.
Todas las empresas y personas mexicanas con actividad económica activa, están obligadas a tener su contabilidad organizada, digitalizada y lista para enviarse cuando corresponda.
¿Quiénes están obligados al envío de la contabilidad electrónica?
Como hemos dicho antes, la obligación de enviar contabilidad electrónica aplica para la mayoría de los contribuyentes que realizan actividades económicas en México, aunque existen algunas excepciones importantes que vale la pena mencionar.
Están obligados al envío de la contabilidad electrónica:
- Personas morales del régimen general
- Personas físicas con actividad empresarial
- Personas físicas cuyos ingresos provienen de arrendamiento, servicios profesionales u otras actividades económicas
- Empresas con operaciones nacionales o en el extranjero
- Contribuyentes que realicen operaciones por millones de pesos y deban cumplir con mayores obligaciones fiscales
Los exentos son las personas que tributan en el Régimen de Arrendamiento, Servicios Profesionales o Incorporación Fiscal, siempre que registren sus operaciones en la herramienta “Mis cuentas” del SAT.
¿Qué información contable se envía al SAT?
Si es la primera vez que vas a hacer tu envío de contabilidad seguramente te estás cuestionando ¿qué información es la que se envía? Veamos:
Para cumplir con el envío mensual, no se manda toda la contabilidad completa de forma automática. El SAT solo te pide información específica que permite una revisión general del comportamiento fiscal del contribuyente.
La información que deberá enviarse es:
Catálogo de cuentas
El catálogo de cuentas debe incluir el código agrupador del SAT, lo que permite la correcta interpretación de los registros contables. Este archivo solo se envía la primera vez y cuando existan modificaciones, altas de cuentas o subcuentas.
Balanza de comprobación
Esta información se envía de forma mensual y contiene los saldos iniciales, movimientos y saldos finales de las cuentas contables, por lo que se considera como el documento principal del proceso de envío de contabilidad electrónica.
Pólizas contables y auxiliares (sólo en casos específicos)
Esta información sólo se envían cuando:
- El SAT ejerce facultades de comprobación
- Existe una auditoría
- Se solicita una devolución
- Se realizan compensaciones
Aquí, el contribuyente debe contar con la capacidad de generar estos reportes y documentos en formato XML.
Lo que no puedes pasar por alto de formato, archivos y validación
Toda la información contable debe enviarse en archivos XML, siguiendo las especificaciones del Anexo 24. Cada archivo tiene una estructura, código y formato definidos por el SAT.
Antes de hacer el envío, es obligatorio validar los archivos con el validador de forma y sintaxis de contabilidad electrónica, ya que cualquier error en los datos, nomenclatura o estructura puede provocar el rechazo del trámite.
Los archivos XML se envían comprimidos en formato ZIP, firmados con la firma electrónica vigente, a través del Buzón Tributario o desde la sección de Trámites de este portal del SAT.
Plazos oficiales para el envío de la contabilidad
Cuando uno va comenzando en los envíos de documentación, lo que más genera confusión es el calendario de envío. Mira, lo más importante es que entiendas que la información se envía al segundo mes posterior al que corresponde la contabilidad.
Para la balanza de comprobación:
- Personas morales: dentro de los primeros 3 días hábiles
- Personas físicas: dentro de los primeros 5 días hábiles
En los dos casos, al segundo mes posterior al periodo que corresponde la información.
Errores que suelen presentarse en el envío de contabilidad electrónica
El SAT ha creado una serie de pasos muy definidos para que todo sea mucho más sencillo; sin embargo hay errores que se presentan con frecuencia y que generan rechazos, requerimientos o sanciones que puedes evitar.
Evita caer en los siguientes errores:
- Catálogo de cuentas sin código agrupador del SAT
- Inconsistencias entre la balanza y las pólizas
- Archivos XML mal estructurados
- Información incompleta o duplicada
- Uso incorrecto del RFC
- Falta de comprobantes fiscales ligados a las operaciones
- Errores en subcuenta, registros contables o movimientos
Para evitar este tipo de errores siempre es conveniente usar un software confiable como lo es Facturama que te hace mucho más sencillos los procesos, y sin errores.
¿Qué pasa si no cumples con el envío?
Si no haces el envío como corresponde de la contabilidad electrónica, podrías enfrentar consecuencias importantes:
- Multas y sanciones económicas
- Bloqueos en devoluciones de impuestos
- Requerimientos por parte del SAT
- Riesgos en procesos de auditoría
- Problemas en la gestión fiscal y administrativa
- Revisiones cada vez más frecuentes a través del Buzón Tributario
La importancia de la automatización y utilizar Facturama
Llevar la contabilidad electrónica de forma manual es poco práctico y sin duda algo del pasado que puede ocasionar errores por eso hay que automatizar y apoyarse de un software como Facturama porque te permite:
- Generar automáticamente archivos XML
- Mantener registros contables ordenados
- Relacionar comprobantes fiscales con pólizas
- Crear reportes, balanza y catálogo de cuentas actualizados
- Facilitar la interpretación de la información contable
- Reducir errores humanos y contratiempos
Con Facturama controlarás todas las operaciones de operaciones, proveedores, sueldos, salarios y contribuciones.
Envío de contabilidad electrónica es más que un trámite fiscal
Más allá de ser un requisito del SAT, el envío de la contabilidad electrónica representa una oportunidad para profesionalizar la administración financiera de las empresas y personas con actividad empresarial.
Tener un orden de documentos, elaborar reportes y cumplir de manera puntual fortalecen la relación con las autoridades fiscales y permiten enfocarse en el crecimiento del negocio, en lugar de resolver problemas fiscales de último momento.
Cumplir no tiene por qué ser complicado. Con información clara, procesos definidos y el apoyo de tecnología adecuada, enviar la contabilidad electrónica puede ser un proceso simple, seguro y sin estrés.
Preguntas frecuentes sobre la contabilidad electrónica
¿Qué pasa si modifico mi catálogo de cuentas?
Debe enviarse nuevamente junto con la balanza del periodo en que se realizó la modificación.
¿Puedo enviar la información desde cualquier computadora?
Sí, siempre que tengas acceso a internet, tu firma electrónica vigente y los archivos en formato correcto.
¿El SAT envía confirmación del trámite?
Sí, el acuse se recibe a través del Buzón Tributario y, en algunos casos, por correo electrónico.
¿La contabilidad electrónica sustituye a la contabilidad tradicional?
No. Es la misma contabilidad, pero en medios digitales y con reglas específicas de envío.
Cumple con el SAT de forma simple y segura
Mantener tu contabilidad electrónica en orden es vital para el cumplimiento fiscal, evitar sanciones y facilitar cualquier trámite ante el SAT. Apóyate en soluciones digitales especializadas como Facturama para que reduzcas errores y tengas control total de tu información contable.
