Actualmente, la mayoría de las personas hemos realizado actividades de compraventa por internet de una manera fácil y sencilla gracias a plataformas como Mercado Libre, que han facilitado el libre comercio en el país; pero una cosa importante a destacar es que conforme aumentan las ventas del ecommerce, también crece la necesidad de llevar un control adecuado de la facturación
Sin duda, la mejor manera de llevar la facturación para marketplaces es con automatización de CFDI, pues tiene todo para el orden, la legalidad y la facilidad de la facturación a gran escala.
A continuación, en Facturama, te explicamos cómo funciona este proceso y qué debes tomar en cuenta para cumplir con las disposiciones del SAT.
¿Cómo se facturan las plataformas digitales?
Antes de comenzar, debemos distinguir entre el marketplace y el vendedor; por ejemplo, una plataforma como Mercado Libre funciona como un canal que conecta a compradores y vendedores, pero eso no significa que todas las obligaciones fiscales sean iguales para cada uno.
Si decides vender productos mediante un marketplace, hay que tener muy claro quién realiza la venta, quién cobra al comprador y quién tiene la obligación de emitir el comprobante fiscal.
En términos generales, el vendedor debe emitir el CFDI correspondiente a las operaciones que realiza, de acuerdo con su régimen fiscal y, por otro lado, la plataforma puede emitir comprobantes por sus propios servicios, como comisiones, cargos o servicios de intermediación.
Hay casos en los que los marketplaces también pueden efectuar retenciones de ISR e IVA a personas físicas que venden productos o prestan servicios mediante sus plataformas, pero son retenciones que se especifican previamente.
¿Qué obligaciones fiscales existen al vender en marketplaces?
Si como empresa o persona física venderás por internet, tienes obligaciones importantes como:
- Emitir los CFDI correspondientes en su versión 4.0, pues es la vigente.
- Solicitar los datos fiscales de los compradores.
- Conservar los archivos XML, pues son el fiscal digital que respalda la operación.
- Revisar las retenciones correspondientes y conservar la información de pagos que procedan. Estos comprobantes permiten respaldar las cantidades retenidas.
- Registrar correctamente los ingresos
Según el régimen fiscal, algunas obligaciones pueden variar.
¿Cómo emitir una factura para plataformas digitales?
Si vendes productos en Mercado Libre u otro marketplace, el proceso de facturación lo puedes hacer de la siguiente manera:
1. Identifica las ventas realizadas
Lo primero que hay que hacer es descargar o consultar el reporte de operaciones de la plataforma para conocer qué productos se vendieron, en qué fecha, por qué importe y cuál es el estatus de cada transacción. No olvides identificar las compras canceladas, las devoluciones y los pedidos que todavía no se han completado.
2. Reúne los datos fiscales
Pide siempre el RFC de tus compradores, el nombre o razón social y el código postal fiscal, además de la información que corresponda al CFDI.
3. Emite el CFDI correspondiente
Con la información de la venta y del comprador, genera la factura electrónica utilizando los servicios de Facturama o vía SAT. El comprobante debe incluir los datos fiscales, los productos vendidos, los importes y los demás elementos requeridos por el CFDI 4.0. También es necesario revisar la forma y el método de pago que correspondan a la operación.
4. Envía la factura al comprador
Una vez que el comprobante ha sido emitido y certificado, puedes enviar el XML y su representación impresa al cliente por correo electrónico. Si tienes un sistema automático, este paso puede evitarse de manera manual.
5. Concilia los ingresos
Finalmente, compara las facturas emitidas con los reportes del marketplace y los depósitos bancarios. Así podrás identificar comisiones, retenciones, cancelaciones y diferencias entre las ventas registradas y los pagos recibidos.
¿Qué es una factura global y cuándo se utiliza?
Una factura global es un comprobante que agrupa operaciones realizadas con público en general durante un periodo determinado y a veces es útil en negocios que reciben numerosas compras y no emiten un CFDI individual a cada comprador, siempre que se cumplan las condiciones y reglas fiscales aplicables.
El SAT contempla la posibilidad de emitir facturas globales por operaciones con público en general de manera diaria, semanal o mensual, según corresponda. Para estos comprobantes se utiliza el RFC genérico XAXX010101000.
Importante: La factura global no debe utilizarse para sustituir indiscriminadamente las facturas individuales que los compradores soliciten.
¿Cuáles son los 3 tipos de facturas?
En México existen diferentes tipos de CFDI; te los enumeramos a continuación:
- Factura de ingreso: que respalda la venta de productos o la prestación de servicios y se relaciona con las ventas de una tienda en línea.
- Factura de egreso: se utiliza para documentar descuentos, devoluciones, bonificaciones o ajustes relacionados con operaciones ya facturadas. Por ejemplo, puede ser necesaria cuando se devuelve un producto y debe corregirse una factura.
- Factura de traslado: como su nombre lo dice, tiene como finalidad el traslado de bienes.
También existen otros comprobantes, como el CFDI de retenciones e información de pagos, que se utilizan para documentar determinadas retenciones de impuestos y pagos. Por ello, no todas las operaciones relacionadas con un marketplace se resuelven mediante una factura de ingreso.
Errores que suelen suceder en la facturación de marketplaces
Los errores suelen aparecer cuando una empresa maneja muchas ventas; los más frecuentes son los siguientes. Toma nota para que no te sucedan.
Duplicar ingresos
Hay que llevar un control estricto para evitar registrar dos veces la misma venta; para eso hay que conciliar el reporte del marketplace con los depósitos bancarios.
Confundir el ingreso bruto con el pago recibido
Una venta de $1,000 puede generar un depósito menor debido a comisiones, cargos o retenciones; por eso hay que revisar las cifras brutas y no confundirlas con el ingreso neto.
Emitir facturas con datos incorrectos
Los datos fiscales incompletos o equivocados pueden generar errores en el CFDI. Por eso, conviene validar la información del comprador antes de emitir el comprobante.
No conservar los archivos XML
Nunca guardes solo la representación impresa de la factura porque eso no sustituye la conservación del archivo XML, el único documento esencial para respaldar las operaciones fiscales.
No separar las ventas individuales de las globales
Las tiendas que utilizan facturas globales deben identificar claramente qué operaciones se incluyen en ellas y cuáles ya cuentan con un CFDI individual.
No conciliar las retenciones
Si el marketplace realiza retenciones, es necesario revisar los comprobantes correspondientes y compararlos con los reportes de la plataforma. De lo contrario, pueden aparecer diferencias al preparar las declaraciones.
¿Por qué utilizar un sistema automático de facturación?
La facturación manual puede funcionar cuando una empresa realiza pocas operaciones, así que no se recomienda en estos tiempos. Un sistema de facturación como el que ofrecemos en Facturama permite tener en un solo lugar la información y automatizar tareas como la emisión de CFDI, el envío de comprobantes y el control de folios. También puede facilitar la conciliación de ventas, pagos y retenciones.
Factura tus ventas de marketplace con Facturama
Si tu negocio vende por internet y necesitas una forma más sencilla de administrar tus comprobantes fiscales, Facturama te ayuda a emitir CFDI 4.0, organizar tus facturas y mantener un mejor control de tus operaciones.
Con una plataforma de facturación electrónica puedes reducir tareas repetitivas, enviar comprobantes a tus clientes y consultar la información de tus ventas desde un mismo lugar.
