La elaboración de nóminas de un trabajador, suele ser una tarea compleja que genera inquietud entre los empresarios. Estos documentos confirman el pago del salario a los trabajadores, y es responsabilidad del empleador elaborar y entregar estas nóminas regularmente, generalmente cada mes.

Aunque calcular y generar nóminas puede parecer complicado debido a la variedad de conceptos involucrados, en Facturama hicimos una selección de información necesaria para que te conviertas en un experto y resuelvas todas tus dudas.

Con la siguiente información, el proceso de generación de nóminas dejará de ser un desafío y se convertirá en algo más accesible y comprensible.

¿Qué es la nómina en una empresa?

La nómina es un documento crucial que detalla la compensación económica que un trabajador recibe por su labor. Este documento, emitido periódicamente, generalmente cada mes, refleja de manera detallada el sueldo bruto del empleado y los descuentos aplicados, dando como resultado el sueldo neto que el trabajador recibirá finalmente.

La nómina especificará el líquido a percibir o salario neto, que es la cantidad que recibirá el trabajador, además de información sobre los conceptos salariales, deducciones fiscales, aportaciones a la seguridad social y otros beneficios que forman parte del paquete remunerativo.

Es un registro transparente y necesario tanto para el empleado como para el empleador, ya que proporciona claridad sobre la compensación y contribuye a la gestión financiera de la empresa y al cumplimiento de obligaciones legales.

Conceptos de la nómina

Dentro del desglose de una nómina, nos encontramos con conceptos que pueden ser más o menos comprensibles.

Es importante destacar que los conceptos remunerativos en las nóminas no cambian según el tipo de contrato laboral. De hecho, es fundamental mantener la equidad entre los empleados con contratos permanentes y temporales.

Estos conceptos pueden variar dependiendo de la categoría profesional o las responsabilidades asignadas, al igual que cambian los costos para la empresa, los cuales serán diferentes según el tipo de contrato establecido.

En México, una nómina está compuesta por varias partes esenciales que detallan la compensación económica de un trabajador. Explicamos a continuación cada una de estas partes:

1. Datos del Empleado:

Incluye información personal del trabajador, como nombre completo, número de seguridad social, RFC (Registro Federal de Contribuyentes), CURP (Clave Única de Registro de Población), y otros datos identificativos.

2. Percepciones:

Engloba todos los conceptos que contribuyen al sueldo bruto del empleado. Esto puede abarcar salario base, bonificaciones, comisiones, horas extras, entre otros.

3. Deducciones:

Comprende las retenciones y descuentos aplicados al sueldo bruto. Aquí se incluyen impuestos sobre la renta (ISR), cotizaciones al seguro social, aportaciones para el fondo de ahorro, entre otras deducciones legales o acordadas.

4. Cuotas Patronales:

Refleja las aportaciones del empleador a los beneficios sociales del empleado y bases de cotización, como el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y el Infonavit (Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores).

5. Otros Pagos:

Contempla cualquier otro pago adicional o extraordinario que no esté incluido en las percepciones regulares, como bonos especiales, premios, o compensaciones por eventos particulares.

6. Totales y Sueldo Neto:

Proporciona el resumen final de las percepciones, deducciones, cuotas patronales y otros pagos, culminando en el sueldo neto del empleado. Este es el monto que el trabajador recibirá efectivamente.

7. Fecha y Periodo de Pago:

Indica la fecha en que se emite la nómina y el período de tiempo que cubre, ya sea semanal, quincenal o mensual.

Firmas y Sellos:

Incluye las firmas del empleador y del trabajador, así como los sellos correspondientes, proporcionando validez legal al documento.

¿Qué dice la ley sobre la elaboración de nóminas?

El proceso de nómina en el ámbito laboral mexicano implica un profundo conocimiento de la legislación asociada a la gestión, destacando normativas como la Ley Federal del Trabajo (LFT), la Ley del Seguro Social (LSS), el Código Fiscal de la Federación (CFF) y la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR). Estas leyes imponen diversas obligaciones a los patrones, fundamentales para garantizar el cumplimiento legal en el ámbito laboral.

Artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo

Dentro de las obligaciones establecidas por la Ley Federal del Trabajo en su Artículo 804, se destaca la responsabilidad del patrón de conservar y presentar en juicio documentos clave.

Entre ellos se encuentran los contratos individuales de trabajo en casos sin contrato colectivo, listas de raya, nóminas, recibos de pagos de salarios, controles de asistencia y comprobantes de pago de participación de utilidades, vacaciones, aguinaldos, primas laborales, así como pagos y aportaciones a la seguridad social.

Estos documentos deben conservarse durante la vigencia de la relación laboral y hasta un año después de su término.

Artículo 15 de la Ley del Seguro Social

Por otro lado, la Ley del Seguro Social, en su Artículo 15, impone obligaciones específicas a los empleadores respecto a la nómina. Los patrones deben registrarse e inscribir a sus trabajadores en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), comunicar altas y bajas, así como modificaciones salariales en un plazo no mayor a 5 días hábiles.

Además, deben llevar registros como nóminas, detallando días trabajados y salarios percibidos, conservándolos obligatoriamente durante 5 años desde su creación. Asimismo, se les exige determinar las cuotas obrero patronales y comunicar su importe al IMSS, proporcionando los elementos necesarios para esclarecer las obligaciones.

El cumplimiento de estas obligaciones legales es esencial para el correcto manejo de la nómina en México, garantizando la transparencia y legalidad en las relaciones laborales y la gestión financiera de las empresas.

Tipos de nóminas

En el ámbito laboral, existen varios tipos de nóminas diseñadas para adaptarse a diversas situaciones y estructuras organizativas. Aquí se presentan algunos de los tipos más comunes:

• Nómina Ordinaria:
  La nómina ordinaria es un registro detallado de los salarios y deducciones que los empleados reciben regularmente de sus empleadores. En otras palabras, es el desglose mensual de lo que ganan los trabajadores y de cualquier ajuste financiero asociado con su empleo. Este documento incluye información sobre el salario base, horas trabajadas, bonificaciones y cualquier deducción, como impuestos y aportaciones a la seguridad social.
  
  En términos sencillos, la nómina ordinaria proporciona una visión clara y transparente de la compensación total de un empleado en un período de pago específico. Este proceso es esencial para mantener la relación laboral justa y cumplir con las obligaciones legales y fiscales.
  
• Nómina Extraordinaria:
  La nómina extraordinaria se refiere al pago adicional que un empleado recibe fuera de su salario regular. Este tipo de nómina suele ser emitida en situaciones específicas y no forma parte de los ingresos habituales del trabajador. Las circunstancias que pueden dar lugar a una nómina extraordinaria incluyen bonificaciones especiales, compensaciones por horas extras, premios por desempeño excepcional u otros eventos excepcionales.
  
  Es importante destacar que la nómina extraordinaria no se produce de manera regular, sino que es ocasional y depende de factores particulares. La finalidad de este tipo de pago es reconocer y recompensar situaciones extraordinarias que van más allá de las responsabilidades laborales habituales.
  
• Nómina Reducida o Prorrateada:
  La nómina reducida o prorrateada se utiliza para calcular y distribuir de manera proporcional los salarios de los empleados en función de periodos de tiempo específicos. En lugar de pagar el salario completo en cada periodo de pago, se realiza una distribución equitativa a lo largo del año.
  En este sistema, el salario anual se divide en pagos más frecuentes, cómo mensuales o quincenales, para facilitar la gestión financiera tanto para empleadores como para empleados. Esto implica que cada periodo de pago refleja una fracción del salario anual, lo que puede resultar beneficioso en términos de planificación financiera y flujo de efectivo.
  
  La nómina reducida o prorrateada es comúnmente utilizada en situaciones donde se pagan salarios fijos, pero se distribuyen en pagos regulares a lo largo del año, brindando estabilidad y predictibilidad a ambas partes involucradas en la relación laboral.
  
• Nómina de Aguinaldo:
  
  La nómina de aguinaldo es un beneficio que tiene como objetivo brindar un respaldo financiero adicional durante la temporada festiva.
  
  Consiste en una suma de dinero extra que los empleadores otorgan a sus empleados como parte de sus beneficios anuales. Esta cantidad adicional suele ser calculada en función del salario y tiempo trabajado, y su propósito es proporcionar a los trabajadores recursos adicionales para gastos durante las celebraciones de fin de año. En muchos lugares, esta práctica es una forma de reconocer y recompensar el esfuerzo y dedicación de los empleados a lo largo del año.
  
• Nómina por Horas:
  La nómina por horas es un método de pago en el que los empleados reciben compensación basada en el tiempo exacto que han trabajado. En lugar de recibir un salario fijo mensual o anual, se calcula el pago según las horas registradas. Este enfoque es común en trabajos por turnos o roles temporales, donde la cantidad de horas laboradas puede variar. Al optar por la nómina por horas, tanto empleadores como empleados tienen una mayor flexibilidad. Los trabajadores son remunerados de acuerdo con su contribución temporal, mientras que las empresas pueden ajustar fácilmente la fuerza laboral según las necesidades operativas.
  
• Nómina por Comisiones:
  La nómina por comisiones es un método de compensación empleado por algunas empresas para remunerar a sus empleados en función de las ventas o transacciones que realizan. En este modelo, en lugar de recibir un salario bruto fijo, los trabajadores obtienen ingresos basados en un porcentaje de las ventas que generan o en las comisiones asociadas a sus actividades. Este sistema motiva a los empleados a esforzarse por alcanzar metas de ventas y a contribuir al crecimiento de la empresa, ya que su compensación está directamente vinculada a su desempeño. Es común en sectores como ventas, marketing y servicios financieros, donde la contribución individual a los resultados puede ser claramente cuantificada.
  
• Nómina de Jubilación o Pensión:
  Básicamente, se refiere al listado detallado de los pagos que una persona recibe regularmente después de retirarse, generalmente en función de sus años de servicio y contribuciones al sistema de pensiones.
  
  Cuando una persona se jubila, el empleador o la entidad responsable emite esta nómina, que incluye la cantidad específica que la persona recibirá periódicamente como jubilación o pensión. Este monto suele basarse en factores como el salario promedio durante la carrera laboral y el tiempo de servicio.
  
• Nómina de Expatriados:
  La nómina de expatriados se refiere a percepciones salariales y beneficios que una empresa proporciona a sus empleados que trabajan en el extranjero. Este proceso implica consideraciones especiales debido a las diferencias en regulaciones fiscales, costos de vida y otros factores que varían entre países.
  
• Nómina por Proyecto:
  La nómina por proyecto es un sistema de pago que se utiliza en algunos sectores laborales, especialmente en aquellos donde los empleados trabajan en proyectos específicos con duración limitada. En lugar de recibir un salario mensual fijo, los trabajadores son compensados ​​por el tiempo y esfuerzo invertido en un proyecto en particular. Es importante tener en cuenta que la nómina por proyecto implica una estructura de pago variable, ya que la compensación está directamente relacionada con la duración y complejidad de cada proyecto. Además, se debe establecer claramente el alcance del trabajo y las condiciones de pago antes de iniciar el proyecto para evitar malentendidos.
  
• Nómina Salarial y Administrativa:
  En términos sencillos, la nómina salarial se refiere al conjunto de pagos que una empresa realiza a sus empleados por sus servicios. Esto incluye salarios, bonificaciones, beneficios y posiblemente deducciones como impuestos y aportes a la seguridad social. Por otro lado, la nómina administrativa abarca las tareas relacionadas con el manejo y registro de la información asociada a los salarios. Esto implica la recopilación de datos sobre horas trabajadas, días de vacaciones, deducciones fiscales y cualquier otro elemento relevante para calcular con precisión la compensación de los empleados.

Cada tipo de nómina se adapta a circunstancias específicas, asegurando que la remuneración y los beneficios se gestionen de manera eficiente y de acuerdo con las regulaciones laborales correspondientes.

Automatización y software de nómina

Para hacer los cálculos de manera más eficaz posible, siempre es mejor ayudarse de herramientas digitales que automatizan este proceso y reducen errores administrativos. Recomendamos que tu empresa cuenta con un software de nómina, el cual permite concentrar en un solo sistema el cálculo de salarios, retenciones, incidencias, periodos de pago y generación de comprobantes fiscales, facilitando también el cumplimiento ante autoridades como el SAT y el IMSS.

En Facturama te ayudamos a emitir recibos de nómina de forma más ágil, generar CFDI de nómina conforme a la normativa vigente y mantener organizada la información de cada colaborador.

Además de ahorrar tiempo, automatizar la nómina mejora el control interno de la empresa, especialmente cuando el número de empleados crece o cuando se manejan distintos esquemas de pago.