Saber cuánto cuesta operar tu empresa es el primer paso para fijar precios que sean rentables y con ello tomar decisiones inteligentes, por eso en Facturama recomendamos que aprendas a diferenciar entre costos fijos y variables, pues una vez que domines ese tema, puedes prever con claridad cómo impactará en el negocio cualquier variación en la producción o en la demanda.
¿Qué son los costos fijos?
Los costos fijos son los gastos que deben pagarse sin importar cuál sea tu nivel de producción o las ventas logradas, así que, pase lo que pase, deberían ser previsibles. Las vemos registradas mes a mes en los gastos operacionales del estado de resultados, aunque también pueden registrarse de forma anual.
Reiteramos que un costo fijo no cambia cuando aumenta o disminuye la producción. Por ejemplo, la renta de un local, el alquiler de una oficina o determinados salarios. Vamos a enlistar los costos fijos que se ven con mayor frecuencia:
- Renta o alquiler del local.
- Salarios y sueldos administrativos.
- Seguros.
- Servicios contratados con pago periódico.
- Mantenimiento de equipos.
- Depreciación de equipos y bienes.
- Licencias y herramientas de software.
- Servicios de internet y telefonía.
- Honorarios administrativos.
- Pagos de financiación o préstamos.
Tener este tipo de gasto es esencial, pues crea una estructura necesaria para la operación del negocio; además, ayuda a prever necesidades de caja y ayuda a mantener la continuidad de la empresa. Eso sí, una estructura con costos fijos altos requiere un volumen de ventas elevado para ser rentable.
Los costos fijos pueden clasificarse en:
- Comprometidos: cuando son difíciles de modificar en el corto plazo
- Discrecionales: cuando existe mayor flexibilidad para ajustarlos.
Poder conocerlos es muy importante para elaborar un presupuesto realista, establecer metas y determinar el punto de equilibrio.
¿Cuáles son los 4 tipos de costos?
Aunque existen distintas clasificaciones, lo más común es dividir los costos en cuatro grupos: costos fijos, costos variables, costos directos y costos indirectos.
- Los costos fijos no dependen de la producción
- Los costos variables cambian según el nivel de actividad
- Los costos directos pueden relacionarse fácilmente con un producto o proceso
- Los costos indirectos corresponden a recursos que apoyan varias áreas y no se asignan a una sola unidad con facilidad.
Con esta clasificación se puede identificar dónde se utiliza el capital, qué recursos consume cada proceso y qué ajustes pueden mejorar la productividad y las ganancias.
Diferencia entre costos fijos y variables
Aunque el propio nombre lo dice, la diferencia principal entre costos fijos y variables está en su comportamiento frente a la producción dentro de la organización; es decir, los costos fijos permanecen relativamente estables, mientras que los costos variables dependen del nivel de producción que se tenga.
Por ejemplo, la materia prima, los insumos, ciertos servicios de transporte y parte de la mano de obra pueden comportarse como variables y si una empresa produce más unidades, normalmente necesita comprar más materias primas y mercancía, por lo que aumentan sus costos. Esas son las principales características de los costos variables.
En cambio, una renta de un lugar puede mantenerse igual, o el salario de ciertos empleados no cambia, aunque la producción pase de 100 a 500 unidades. Por eso, los costos fijos son más sencillos de prever en una empresa.
¿Cómo calcular costos fijos y variables?
Para hacer el cálculo, primero se debe identificar cada costo y revisar su comportamiento, y la fórmula de costos fijos es simple, solo hay que sumar todos los desembolsos que no dependen del nivel de producción durante un periodo.
Para los costos variables, puede utilizarse la siguiente fórmula:
Costos variables totales = costo variable por unidad × número de unidades producidas.
Después, para conocer el costo total, se suman ambos conceptos:
Costos fijos + costos variables son iguales a la totalidad de los gastos que tiene la compañía, lo que te ayudará a tener un buen control del presupuesto y permitirá evaluar diferentes escenarios. Si el negocio aumenta su producción, el costo fijo por unidad disminuye, porque el mismo monto se distribuye entre más unidades. Esto puede mejorar el rendimiento y la rentabilidad, aunque también aumenta la necesidad de recursos variables.
¿Por qué es importante controlar los costos?
Porque así podemos saber exactamente cuánto cuesta realmente mantener una empresa en operación y se pueden determinar estrategias de compra, producción y distribución, negociar con proveedores y decidir cuándo conviene aumentar el nivel de actividad.
Además, un negocio con muchos costos fijos necesita un nivel mínimo de ingresos para cubrirlos, pero una estructura con más costos variables puede ofrecer mayor flexibilidad, aunque sus costos aumenten conforme crece la producción.
Registrar correctamente los costos, gastos, ventas, pagos e impuestos facilita el control y ayuda a tomar decisiones con información actualizada. En este tema, el valor de cada costo debe revisarse junto con el comportamiento de las variables que intervienen en la operación.
En definitiva, entender los costos fijos y variables no es solo un ejercicio de cálculo como propietario de cualquier negocio; sabes que es una herramienta muy eficaz para administrar mejor el dinero, establecer precios, planear inversiones y alcanzar las metas del negocio con mayor claridad. Una empresa que conoce sus costos puede distribuir mejor sus recursos, anticipar cambios y elegir estrategias que favorezcan sus ganancias y su crecimiento.
