La palabra “nómina” puede tener diferentes significados, lo que puede generar confusión, especialmente para quienes no están familiarizados con el área de Recursos Humanos.
En general, la nómina se refiere a tres cosas:
- La lista de empleados de una empresa: Esta lista incluye información como el nombre, cargo, salario y datos de contacto de cada trabajador.
- El comprobante de pago que recibe un trabajador: Este documento detalla el salario bruto del trabajador, las deducciones que se le realizan y el salario neto que recibe.
- El dinero que un trabajador recibe por su trabajo: Se refiere al salario neto, que es la cantidad que el trabajador recibe después de las deducciones.
A continuación te presentamos todo lo relacionado con la nómina para que conozcas más sobre este elemento tan importante en una empresa o negocio.
¿Qué es la nómina?
La nómina es un registro oficial que detalla los pagos individuales efectuados por una empresa a sus empleados. Según la ley, este documento sirve como justificante de pago, confirmando que la empresa ha cumplido con la compensación correspondiente a su personal.
En síntesis podemos decir que la nómina es un comprobante que certifica los distintos desembolsos que forman parte del salario de un empleado, emitido por la empresa empleadora.
Como hemos dicho antes, también podemos decir que es el conjunto de empleados de una empresa, mostrando tanto la cantidad de personal como los montos pagados por su labor.
Tipos de nómina
Existen varios tipos de nómina que las empresas utilizan para administrar el pago de sus empleados. Algunos de los más comunes son:
- Nómina mensual: Es la más habitual, donde se paga a los empleados al finalizar cada mes calendario.
- Nómina quincenal: En este caso, los empleados reciben su salario cada quince días, por lo general, en los días 15 y 30 de cada mes o al finalizar cada quincena.
- Nómina semanal: Algunas empresas optan por pagar a sus empleados de forma semanal, es decir, cada semana, generalmente los días viernes.
- Nómina por hora: Se utiliza para empleados que reciben un salario basado en las horas trabajadas. El pago se calcula multiplicando el número de horas trabajadas por el salario por hora.
- Nómina por proyecto o comisión: En este caso, los empleados reciben su compensación en función de los proyectos completados o las ventas realizadas, en lugar de recibir un salario fijo.
- Nómina variable: Este tipo de nómina incluye componentes variables, como bonificaciones, incentivos o comisiones, que pueden cambiar de un período de pago a otro en función del desempeño del empleado o de otros factores.
Cada tipo de nómina tiene sus propias características y beneficios, y la elección de cuál utilizar depende de las necesidades y políticas de la empresa, así como de los acuerdos laborales vigentes.
Pasos previos a considerar al hacer una nómina
Antes de procesar una nómina, hay varios pasos importantes a considerar para asegurarte de que todo esté en orden y se realice de manera correcta. Aquí tienes algunos:
- Registro de empleados: Asegúrate de tener la información completa y actualizada de todos los empleados, incluyendo detalles como nombres, direcciones, números de identificación fiscal, estado civil, etc.
- Documentación legal: Verifica que todos los empleados tengan la documentación legal necesaria, como formularios de impuestos, acuerdos de contratación, y cualquier otro documento requerido por la ley.
- Clasificación laboral: Determina la clasificación laboral de cada empleado (por ejemplo, tiempo completo, tiempo parcial, contratista independiente) para calcular correctamente sus salarios y beneficios.
- Horas trabajadas: Registra con precisión las horas trabajadas por cada empleado, incluyendo horas extras, vacaciones y días de enfermedad.
- Deducciones y retenciones: Calcula las deducciones y retenciones correspondientes, como impuestos sobre la renta, seguro social, seguro médico, pensiones, etc.
- Beneficios y bonificaciones: Asegúrate de incluir cualquier beneficio adicional o bonificación que corresponda a cada empleado, como bonos de desempeño, incentivos, etc.
- Conformidad legal: Cumple con todas las regulaciones y leyes laborales locales, estatales y federales, incluyendo el salario mínimo, horas de trabajo, y cualquier otro requisito legal relacionado con la nómina.
- Procesamiento de la nómina: Utiliza un sistema confiable y actualizado para procesar la nómina de manera eficiente y precisa, asegurándote de cumplir con los plazos de pago establecidos.
- Revisión y verificación: Antes de finalizar la nómina, revisa y verifica cuidadosamente todos los cálculos y datos para evitar errores o discrepancias.
- Distribución de recibos de pago: Entrega los recibos de pago a cada empleado, proporcionando detalles claros sobre su salario, deducciones, beneficios y cualquier otra información relevante.
Además, al hacer una nómina, es crucial considerar diversos factores que determinan el salario final del empleado. Estos aspectos son esenciales al calcularla:
1. Tipo de contrato:
Trabajar a tiempo completo o parcial, así como tener un contrato indefinido o temporal, impacta en aspectos como las cotizaciones a la Seguridad Social y las retenciones de IRPF, que están vinculadas al tipo de contrato y al sueldo total.
2. Situación personal del empleado:
Factores como el estado civil, tener hijos u otras personas a cargo son relevantes para calcular el IRPF.
3. Convenio colectivo:
Este influye en los complementos salariales, las horas extras y beneficios no monetarios como las dietas.
4. Pagos extras:
Determinar si se prorratean o se pagan por separado es clave al aplicar el IRPF.
5. Categoría profesional y grupo de cotización:
Estos datos también inciden en las bases de cotización a la Seguridad Social.
6. Ausencias:
Las bajas laborales, ya sean médicas o por paternidad/maternidad, también afectan la nómina.
Al seguir estos pasos previos, puedes garantizar que la nómina se procese de manera correcta y que los empleados reciban la compensación adecuada de acuerdo con sus términos de empleo y las regulaciones laborales aplicables.
Cómo hacer una nómina paso a paso
Para crear una nómina de manera adecuada, es esencial seguir una serie de pasos estructurados que garanticen la precisión y la completitud de la información. Aquí te detallamos cada parte importante que debe contener una nómina:
- Encabezado de la nómina: El encabezado de la nómina proporciona la información básica sobre la empresa y el trabajador, así como el período al que corresponde la nómina.
- Datos de la empresa: Incluye el nombre legal de la empresa, su dirección fiscal, el CIF y el código de cuenta de cotización asignado por la Seguridad Social.
- Datos del trabajador: Deben figurar el nombre completo, el número de identificación, el número de afiliación a la Seguridad Social, la categoría o grupo profesional, el grupo de cotización, la fecha de antigüedad o ingreso a la empresa y el código de contrato.
- Periodo de liquidación: Indica el mes trabajado al que se refiere la nómina, especificando la fecha de inicio, la fecha de finalización y el total de días trabajados en ese período.
Devengos
Esta sección detalla los conceptos salariales que el empleado ha generado durante el mes y que aún no han sido sujetos a deducciones, lo que constituye el salario bruto del empleado.
Los devengos se dividen en percepciones salariales y percepciones no salariales.
- Percepciones salariales: Incluyen todas las compensaciones económicas recibidas por el trabajo realizado, tanto en efectivo como en especie, así como los pluses que el empleado pueda recibir.
- Percepciones no salariales: Engloban aquellos beneficios no sujetos a cotización a la Seguridad Social, como indemnizaciones, prestaciones, entre otros.
Deducciones
En esta parte se detallan las cantidades que serán deducidas de los devengos del empleado, resultando en el sueldo neto. Las deducciones pueden incluir:
- Aportaciones del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social.
- Retenciones de IRPF.
- Anticipos de nómina.
- Valor de productos recibidos en especie.
- Otras deducciones, como préstamos o cuotas sindicales.
Líquido a percibir (Salario neto)
Esta sección muestra el saldo final que el trabajador recibirá después de deducir los impuestos y otras deducciones del salario bruto. Además, se incluyen las bases de cotización a la Seguridad Social y otros datos relevantes para el cálculo de prestaciones o pensiones.
Pie de nóminas
El pie de nómina proporciona información sobre las contribuciones que realiza la empresa en relación con cada empleado, mostrando las aportaciones a la Seguridad Social y otros conceptos de recaudación conjunta.Se detalla la cantidad que la empresa aporta en diferentes áreas, como contingencias comunes, desempleo, formación profesional, entre otros, en función de la base de cotización del trabajador.
Con esta estructura detallada, una nómina proporciona una visión clara y completa de la compensación del empleado y las contribuciones de la empresa.
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- Datos de la empresa o patrón
- Certificado de Sello Digital o CSD
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- Registro Patronal
- Datos de los trabajadores (RFC, CURP, nombre completo, etc.)
- Datos del recibo (tipo de contrato, régimen, salario base, etc.)
- Percepciones y deducciones
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