La forma de administrar un negocio hoy no tiene nada que ver con cómo se hacía antes y ya no estamos en el punto en el que las ventas están por un lado, los clientes por otro, los cobros en una plataforma diferente y la facturación se hace por otro lado. Las empresas que actualmente tienen todos sus procesos divididos están condenadas a tener un caos administrativo.
Precisamente al hablar de facturación, la mayoría de las empresas están utilizando SaaS, que son programas en la nube cuya función es facturar directamente desde internet, de esa manera te olvidas de instalar software de gran peso y tamaño en las computadoras o de sufrir con mantenimientos técnicos.
Para poder elegir la mejor opción, es necesario que revises las necesidades de tu negocio, porque no se recomienda elegir la más barata o la que tenga funciones tan especializadas que no vas a usar. Lo importante es ver qué tanto control quieres tener sobre tus cuentas.
¿Qué es la facturación SaaS?
Vamos a adentrarnos en el concepto: SaaS significa “Software as a Service” o en español: software como servicio, que significa que en lugar de comprar un programa para instalarlo en una computadora y mantenerlo ahí, la empresa accede a una plataforma a través de internet desde donde se puede acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar.
La facturación SaaS te ayuda a realizar actividades como la generación de una factura electrónica, administración de clientes, emisión de CFDI, consulta de documentos y seguimiento de las operaciones de tu empresa, todo en un solo lugar.
¿Cómo se accede? Simplemente usando un navegador y una cuenta de usuario, diferentes miembros del equipo pueden utilizar el sistema desde distintos lugares, otorgando los permisos y controles establecidos por la empresa para un mejor manejo de la información y seguridad.
Tu proveedor de SaaS se encarga de buena parte de la infraestructura que hace posible el funcionamiento del servicio, incluyendo servidores, almacenamiento y actualizaciones, así que eso representa una excelente diferencia para un negocio que no es capaz de soportar un sistema que requiere instalaciones, mantenimiento y recursos técnicos propios.
¿Por qué el modelo SaaS resulta interesante para la facturación?
Principalmente porque convierte la facturación en un proceso más accesible y sencillo de administrar. El crecimiento progresivo de una empresa transcurre por varias etapas: empezar con funciones básicas de un sistema y, después, ir incorporando otras herramientas como opciones de automatización, integración mediante API, conexión con un ERP, administración de documentos y generación de informes.
En un modelo SaaS, el proveedor puede realizar mejoras sobre la plataforma sin que cada usuario tenga que instalar manualmente una nueva versión, algo que es útil si hablamos de temas fiscales, donde los sistemas necesitan mantenerse totalmente actualizados con los cambios y las regulaciones que se hagan de manera legal.
Pero hay que hacer notar que no todos los sistemas de facturación SaaS funcionan igual. Por eso es importante comparar sus características antes de contratar algún servicio. En Facturama queremos darte una guía para que lo hagas de una manera correcta.
Funciones de un sistema de facturación SaaS
Facturar desde la nube es una gran ventaja para cualquier negocio, pero no todos los sistemas que ofrecen este servicio tienen las funcionalidades precisas para un tipo de empresa en particular. Pongamos como ejemplo una organización pequeña que puede necesitar principalmente la generación de CFDI y la administración de clientes. Sus necesidades son solo esas, mientras que una empresa con muchas operaciones puede necesitar automatización, integración con un ERP, control de usuarios, informes y herramientas que sean efectivas en la administración de grandes volúmenes de documentos.
Antes de cualquier contratación, hay que revisar la emisión de facturas, consulta y almacenamiento de documentos, gestión de clientes, cancelaciones, generación de informes y control de accesos. También verifica si existe una API para conectar el sistema con otras plataformas.
¿Qué función necesitas según tu negocio?
Hemos creado este cuadro comparativo para que sepas qué deberías priorizar antes de cualquier elección, de acuerdo a la necesidad empresarial que tengas.
| Necesidad | Función que conviene priorizar |
| Emitir facturas rápidamente | Generación y emisión de CFDI |
| Tener varios usuarios | Control de accesos y permisos |
| Reducir tareas manuales | Automatización |
| Conectar otros sistemas | API e integración |
| Revisar el comportamiento del negocio | Informes y reportes |
| Mantener documentos organizados | Almacenamiento y consulta |
| Operar con mayor volumen | Procesamiento y rendimiento |
| Facilitar la administración | Interfaz sencilla y autoservicio |
La mejor solución no es necesariamente la que tiene más funcionalidades, sino la que ofrece las que realmente necesita la empresa.
¿Qué modelos de facturación SaaS son mejores?
El precio de un software SaaS no siempre se calcula igual porque hay proveedores que cobran una suscripción mensual o anual, y existen otros que ajustan la tarifa según el volumen de facturas, la cantidad de usuarios o las operaciones que realices cada cierto periodo de tiempo.
Vemos también que muchos proveedores ofrecen distintos planes o niveles de servicio para que elijas el que mejor se adapte a tu tamaño actual; pero cuidado, porque antes de firmar el contrato, no solo te quedes con el precio que te ofrecen, ya que una opción que parece baratísima de entrada puede salirte muy costosa si termina cobrándote extra por funciones que deberían ser básicas.
Recomendamos también pensar a futuro por si tu negocio crece y aumenta tu volumen de facturación o necesitas sumar a más gente al equipo. No solo te preguntes ¿cuánto cuesta? Tienes que tener proyección a las funciones que necesitas y necesitarás a futuro
¿Cómo es el proceso de facturación SaaS?
El proceso suele ser bastante sencillo, aunque cada plataforma tiene sus propios pasos; lo que es un hecho es que la empresa registra la información necesaria para elaborar el comprobante. Después selecciona los datos del cliente, productos o servicios y demás información requerida.
Hecho lo anterior, el sistema prepara la factura y realiza el proceso correspondiente para su emisión y, finalmente, puede consultarse, descargarse o enviarse al cliente.
A veces esta información puede llegar directamente desde otros sistemas si es que ya hay un sistema automatizado; por ejemplo, una tienda en línea puede enviar los datos de una compra al sistema de facturación mediante una integración, lo que evita que el personal tenga que capturar la misma información varias veces.
Mejores prácticas para gestionar la facturación SaaS
Contar con un buen sistema no garantiza que mágicamente tengas una buena gestión porque como en todo, es necesario establecer prácticas que permitan mantener el control y, ¿cuáles son esas pacticas?
- Mantener actualizada la información de clientes porque los datos incorrectos pueden provocar problemas durante la elaboración de los comprobantes y ocasionar trabajo adicional.
- Definir quién puede acceder al sistema y qué puede hacer cada usuario.
- Revisar periódicamente los documentos emitidos, las cancelaciones y cualquier incidencia relacionada con el proceso.
- Mantener una estrategia clara para el almacenamiento y consulta de sus documentos, considerando sus necesidades administrativas y las obligaciones aplicables.
Seguridad: un aspecto que no debe quedar en segundo plano
Si tu empresa ha decidido utilizar un sistema en la nube, debes saber que le estás entregando información clave de tu negocio a un tercero, así que la seguridad tiene que ser un punto muy importante para decidir con quién contratas el servicio.
Vale la pena fijarse en cosas indispensables y básicas como:
- Cómo se gestionan los accesos
- La protección de las cuentas
- Cómo guardan tu información
- ¿Qué respaldos tienen para que el servicio no se caiga?
Se trata de entender qué medidas aplican para que nadie no autorizado tenga acceso a tus datos. Como empresa debes tener la tranquilidad de que la información de tus clientes, tus facturas y tus cuentas van a estar ahí disponibles y seguras justo cuando las necesites.
Integración con ERP y otras herramientas
Una de las grandes ventajas del modelo SaaS es que puede conectarse con otros sistemas y, si tu empresa ya utiliza un ERP, por ejemplo, puede necesitar que la información de ventas, clientes o productos llegue al sistema de facturación sin que una persona tenga que copiarla de forma manual. Todo el proceso se hace más efectivo. Y justamente es donde las API pueden tener un papel importante al permitir conectar diferentes programas para que, entre ellos, haya intercambio de información y se faciliten ciertos procesos.
Para una empresa pequeña quizá esta función no sea prioritaria al principio, pero para una empresa con muchas operaciones, puede ser uno de los principales criterios de selección.
Facturación SaaS y automatización
Cuando instaures la automatización, te darás cuenta del ritmo de trabajo por completo porque ahora tendrás todo configurado para que el sistema trabaje solo. Por ejemplo, si conectas tu plataforma de ventas con la de facturación, cada vez que se cobra algo, los datos pasan en automático y la factura se genera solita. Así de simple.
Tu equipo se va a quitar un peso de encima y tendrá la oportunidad de enfocarse en cosas que de verdad aportan valor, como atender clientes o analizar números. Y de paso, descuidos y errores al capturar la información a mano.
¿Qué retos tiene la facturación SaaS?
La facturación SaaS tiene muchas ventajas, pero hay retos que las empresas deben conocer para poder hacer un mejor uso de ella. El mayor reto es que se depende totalmente del acceso a internet; eso significa que una empresa que necesita utilizar el sistema desde la nube debe contar con una conexión adecuada para acceder; sin internet no hay acceso.
Otro reto es la dependencia que se tiene del proveedor y por esa razón es demasiado importante que revises las condiciones del servicio antes de firmar, pero también la disponibilidad de la plataforma, el soporte y las políticas relacionadas con la información que se está almacenando.
El reto que parece pasar desapercibido y que es igual de importante que los anteriores es que no basta con que tu herramienta tenga muchas funcionalidades, si no se conecta y si no se integra de manera correcta con lo que ya tienes y lo que ya utilizas en tu empresa, puede terminar generando trabajo adicional.
Y finalmente, un buen sistema debe considerar los requisitos fiscales que actualiza la ley mexicana, por lo que el sistema debe mantenerse actualizado ante los cambios de normativa que vayan sucediendo.
¿Cómo elegir un proveedor de facturación SaaS?
Ya que conoces lo anterior, te habrás dado cuenta de que no basta tener una lista genérica de funcionalidades al momento de elegir a tu proveedor, ya que todo parte de las necesidades reales del negocio.
Si eres una empresa pequeña
¿Tienes pocas operaciones? Quizá deberías contar con una plataforma fácil de utilizar y no precisamente buscar la que tiene una gran cantidad de funciones. Es más recomendable que tenga una interfaz clara, acceso desde el navegador, generación sencilla de CFDI y buena atención pueden ser suficientes para comenzar.
Si tienes muchos clientes y operaciones
Para una empresa que ya cuenta con mayor movimiento financiero, es indispensable la automatización y la capacidad de procesamiento operacional. Es mucho mejor que se cuente con informes, herramientas de administración y opciones para incorporar más usuarios sin complicar la operación.
Si ya utilizas un ERP
Sí o sí tienes que integrar todo, así que, antes de contratar, revisa si el sistema ofrece API, qué posibilidades de conexión existen y qué información puede intercambiarse. Una vez que tengas claro eso, podrás hacer la contratación.
Si necesitas controlar varios usuarios
En este caso, revisa las funciones de acceso y los permisos. La dirección, la administración, la contabilidad y otras áreas pueden tener necesidades distintas, por lo que es importante contar con un sistema con controles adecuados para distribuir responsabilidades sin perder visibilidad sobre las operaciones.
Si buscas crecer
Si eres una empresa que tiene metas claras de expansión y crecimiento, tienes que pensar más allá de las necesidades actuales porque es probable que ahora te funcione una solución determinada pues manejas un volumen pequeño, pero si tus proyecciones son efectivas en un mediano plazo, seguramente se quedará corta al aumentar los clientes, documentos y operaciones. Hay que analizar la capacidad de crecimiento del sistema, sus precios, funcionalidades y posibilidades de integración antes de tomar una decisión.
Facturama: una opción para gestionar la facturación electrónica
En Facturama ofrecemos una plataforma enfocada en facilitar la emisión y administración de CFDI; tenemos como objetivo simplificar el proceso de facturación para que las empresas puedan generar sus comprobantes sin tener que desarrollar desde cero toda la infraestructura de gestión de facturas. Tenemos funciones relacionadas con la emisión; una solución de este tipo puede ayudar a centralizar documentos y facilitar la administración de las operaciones desde una misma plataforma.
Para un negocio que está evaluando diferentes proveedores, también es importante considerar qué tan fácil resulta comenzar a utilizar el sistema, qué funcionalidades ofrece y si puede acompañar el crecimiento de la empresa.
¿Qué deberías comparar antes de contratar?
Antes de elegir un sistema de facturación SaaS, vale la pena hacer una comparación previa definiendo de principio cuántas facturas genera actualmente tu empresa y cuántas podría generar en el futuro. Después identifica cuántas personas necesitan acceso y qué tareas realizará cada una.
Tendrás que evaluar si necesitas integración con un ERP, una tienda en línea u otro software. Si es así, comprueba las opciones disponibles para conectar los sistemas; además, cuando analices planes y precios, revisa las condiciones para aumentar el número de usuarios, documentos u operaciones.
Por último, considera el soporte, la seguridad, las actualizaciones y la capacidad del proveedor para mantener la solución alineada con las regulaciones fiscales.
SaaS y facturación: una decisión que debe mirar hacia el futuro
Un buen sistema SaaS puede ayudar muchísimo al control y crecimiento de tu empresa, pues te brinda un mayor dominio sobre tus documentos y operaciones, que podrán darte ventaja sobre la competencia. En México, es indispensable trabajar con los requisitos de la factura electrónica, el CFDI, los impuestos y las regulaciones de Hacienda, por lo que no debes minimizar la inversión con un buen proveedor como Facturama, que podemos ser una alternativa para empresas que buscan centralizar su facturación y simplificar la gestión de sus comprobantes.
La clave está en no elegir solamente por lo que el sistema puede hacer hoy, sino por lo que puede aportar al negocio conforme aumenten sus clientes, operaciones y necesidades de administración.
