Tendencias Clave en Nómina para PYMES en México

La administración de nómina es una de las tareas más críticas para las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs) en México. En 2024, varias tendencias están marcando el rumbo de la gestión de nómina en el país. Hoy exploraremos cinco de estas tendencias clave: 

• el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados (REPSE);
• el trabajo remoto con Empresas de Outsourcing de Recursos Humanos (EOR);
• la NOM-37;
• los cambios en el Salario Mínimo,
• y el trabajo fraccionado.

1. Registro de Prestadoras de Servicios Especializados 

La Reforma Laboral en México, consistente en modificaciones a la Ley Federal del Trabajo (LFT) vigente, introdujo el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados (REPSE) como una medida para regularizar y controlar las prácticas de subcontratación en las empresas. 

El REPSE es un registro ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) que debe ser obtenido por las empresas que brindan servicios especializados. Para las PyMEs, cumplir con la normativa del REPSE puede representar un desafío en términos de administración y costos. 

Este registro busca asegurar que las áreas de Recursos Humanos cumplan con los requisitos laborales en México, así como las normas legales y fiscales correspondientes al giro del negocio, además de que no se utilicen prácticas de subcontratación para evadir responsabilidades.

Las empresas deben presentar documentación que demuestre que están al corriente con sus obligaciones fiscales y laborales, lo que incluye pruebas de que están en cumplimiento con las contribuciones a la seguridad social y otras cargas fiscales.

Para garantizar que tu empresa cumple con la normativa REPSE:

1. Revisión y actualización de contratos. Asegúrate de que todos los contratos de subcontratación estén actualizados y cumplan los requisitos del REPSE.
2. Asesoría legal y contable. Consulta con expertos en derecho laboral y contabilidad para garantizar que tu negocio esté en pleno cumplimiento.
3. Registro oportuno. Si tu empresa ofrece servicios especializados, regístrala lo antes posible para evitar sanciones.

b) Trabajo Remoto con Empresas EOR 

El trabajo remoto se ha convertido en una tendencia dominante en el mundo laboral y México no es la excepción. Esto es particularmente útil para empresas que desean contratar empleados en diferentes regiones sin tener que establecer una presencia legal en cada una.

Las Empresas de Outsourcing de Recursos Humanos (EOR, por sus siglas en inglés), tales como Deel, Remote y Papaya Global están jugando un papel crucial en este escenario, facilitando el empleo a distancia y gestionando las nóminas de manera eficiente.

Una Employer of Record (EOR) funge como la entidad que actúa como el empleador oficial en nombre de otra empresa, manejando las responsabilidades relacionadas con la nómina, los derechos laborales y el cumplimiento normativo. 

Para las PyMEs que están considerando la contratación de trabajadores remotos en México o incluso también en el extranjero, contemplar una Empresa EOR puede ofrecer varias ventajas:

1. Cumplimiento legal. Las EOR se encargan de garantizar que se cumplan todas las regulaciones laborales y fiscales locales.
2. Reducción de carga administrativa. Al delegar la gestión de nómina a una EOR, las PyMEs pueden centrarse en sus actividades principales sin preocuparse por las complejidades de la administración de empleados remotos.
3. Flexibilidad. Esta figura posibilita a las empresas contratar talento global sin necesidad de establecer entidades legales en diferentes países.

Para determinar si la EOR tiene sentido para tu empresa, te recomendamos llevar a cabo estas medidas:

1. Evalúa a proveedores EOR. Investiga entre las alternativas más viables y elige a aquella entidad EOR con mayor experiencia y una buena reputación en el manejo de nómina y cumplimiento legal en México.
2. Clarifica responsabilidades. Define claramente qué tareas serán manejadas por la EOR y qué aspectos seguirán siendo responsabilidad de tu empresa.
3. Revisa los contratos. Asegúrate de que los contratos con dichas empresas externas detallen las responsabilidades asumidas por las partes, así como el alcance de las metas fijadas por tu organización.

c) NOM 037: Seguridad y Salud en el Trabajo

La NOM 037 establece los requisitos mínimos para los sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo; es decir, es la norma encargada de regular las condiciones y procedimientos que deben seguir las empresas para prevenir accidentes y enfermedades laborales.

Esta norma describe los parámetros para la identificación de riesgos, la capacitación de los empleados y la implementación de medidas de prevención y protección. Esto incluye prácticas de seguridad en las políticas de nómina, cursos de capacitación, equipos de protección personal (EPP), entre otras acciones.

Dada su relevancia para garantizar un entorno laboral seguro y saludable, las PYMEs deben asegurarse de cumplir con la la Norma Oficial Mexicana 037 para evitar sanciones y garantizar la seguridad de sus empleados. 

Toma nota de algunas medidas relevantes al implementar la NOM 037:

1. Medidas de seguridad. Evalúa los riesgos en tu lugar de trabajo y establece medidas preventivas y correctivas acordes a la NOM 037.
2. Capacitación continua. Brinda capacitación a tus empleados sobre seguridad y salud laboral de forma consistente.
3. Documentación y registros: Mantén registros detallados de las medidas de seguridad implementadas y de cualquier incidente relacionado con la seguridad laboral.

d) Ajustes al Salario Mínimo

El Salario Mínimo en México, establecido anualmente por la Comisión Nacional de los Salarios Mínimos (CONASAMI), es un factor decisivo para administrar tu nómina y tiene un impacto directo en las finanzas de las PyMEs. 

En los últimos años, México ha experimentado significativos incrementos en el tabulador del Salario Mínimo. Dichos aumentos prevalecen tanto en el Salario Mínimo General como en el Profesional y su objetivo es mejorar el poder adquisitivo de los trabajadores y reducir la brecha salarial, generando un beneficio social integral.

Para las PYMEs, esto implica una revisión periódica y ajustes en los sueldos y salarios de sus empleados, los cuales reflejen los nuevos montos y condiciones que éstos desencadenan, sobre todo por el impacto en los cálculos de conceptos como:

1. Salario Base de Cotización (SBC). El Salario Base de Cotización (SBC) es la base sobre la cual se calculan algunas prestaciones laborales, como las contribuciones al IMSS. Cuando el Salario Mínimo sube, habrá igualmente un aumento en las contribuciones que la empresa debe pagar por cada empleado.
2. Salario Diario Integrado (SDI). El Salario Diario Integrado (SDI) se utiliza para calcular varias prestaciones y contribuciones, incluyendo el INFONAVIT. Se basa en la suma del salario ordinario más las prestaciones y los bonos. Si el salario mínimo aumenta, el SDI debe ajustar también los cálculos para las contribuciones y prestaciones.
3. Despidos y Liquidaciones. En caso de despido, las liquidaciones y el pago de indemnizaciones se calculan con base en el último salario de la persona trabajadora. 

e) Trabajo Fraccionado

Este concepto se refiere a dividir la jornada laboral en varios períodos a lo largo del día, en lugar de una jornada continua. Como resultado, la empresa deberá calcular las horas trabajadas, los tiempos de descanso y el  cumplimiento de las regulaciones laborales. 

A pesar de que esta práctica ha ganado popularidad como una forma de aumentar la flexibilidad en el entorno laboral, su implementación requiere una cuidadosa consideración de las normativas laborales para evitar conflictos laborales.

El trabajo fraccionado implica que la jornada laboral se segmenta en varias partes, lo que significa combinar horas laborales con periodos de descanso largos en diferentes momentos. Por ello, la gestión de este modelo laboral puede complicar la administración de la nómina.

Antes de iniciar esta política es importante considerar lo siguiente:

1. Definir claramente horarios. Establece horarios de trabajo claros y documentados para evitar malentendidos y conflictos laborales.
2. Cumplir con la normativa. Asegúrate de que la implementación del trabajo fraccionado se encuentre acorde a las regulaciones laborales y de seguridad social.
3. Comunicación con empleados. Informa a los empleados sobre los cambios en los horarios y las expectativas para evitar malentendidos y asegurar una transición suave.

Implementa las nuevas tendencias en gestión de nómina

La gestión de nómina en México está evolucionando rápidamente, por lo que resulta imperativo que las Pequeñas y Medianas Empresas se adapten a las regulaciones vigentes para mantenerse competitivas y cumplir con las leyes laborales. 

Algunas de las tendencias laborales de este 2024 que repasamos en este artículo te ayudarán a tener una guía no sólo para evitar cualquier problema de índole legal debida a una falta de actualización, sino más que nada a mejorar la eficiencia operativa de tu PyME.

¿Tienes una PyME? Adáptate a los cambios laborales para una gestión eficaz de tu nómina.