¿Qué es un Acta Constitutiva de una empresa?

Un acta constitutiva o contrato social, es el documento legal que establece los términos y condiciones bajo los cuales se crea una empresa o sociedad.

Es un requisito fundamental para la formación de una empresa y sirve como base para establecer la estructura, las funciones, los objetivos, los derechos y las responsabilidades de los socios o accionistas, así como las reglas y regulaciones internas que regirán la operación de la empresa.

El acta constitutiva empresarial generalmente incluye información detallada sobre la empresa, como su nombre, domicilio legal, duración, capital social, objeto social (actividades que realizará la empresa), número de socios o accionistas, así como la forma en que se distribuirán las utilidades y se tomarán las decisiones en la empresa.

Además, el acta constitutiva puede contener disposiciones relacionadas con la administración de la empresa, la designación de los representantes legales, las responsabilidades de los socios o accionistas, las reglas de votación, la forma en que se realizarán las reuniones y cualquier otra disposición relevante para la operación de la empresa.

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Parámetros básicos a establecer en el Acta Constitutiva

A continuación te explicamos los parámetros básicos que generalmente se consideran en un Acta Constitutiva al momento de crear una empresa:

Denominación social:

La denominación social de una empresa es el nombre legal bajo el cual se identifica y se registra en los documentos legales y comerciales. Es un elemento fundamental que permite identificar y diferenciar a la empresa de otras entidades.

La denominación social puede estar compuesta por el nombre de uno o más socios o por un nombre ficticio o fantasía, siempre y cuando cumpla con los requisitos legales y no infrinja derechos de terceros. Es un elemento esencial para establecer la identidad corporativa y contribuye a la imagen y reputación de la empresa en el mercado.

Objeto social:

El objeto social de una empresa se refiere a la descripción detallada de las actividades y propósitos específicos que dicha empresa llevará a cabo dentro de su marco legal.

Es una declaración formal que establece el campo de acción y los límites de la empresa, definiendo su naturaleza, objetivos y alcance de operación. El objeto social puede incluir la producción y comercialización de bienes o servicios, la prestación de asesoría o consultoría, la participación en proyectos o contratos específicos, entre otros.

Esta declaración es fundamental ya que guía las acciones y decisiones de la empresa, proporcionando una orientación clara sobre su enfoque empresarial y las áreas en las que se centrará su actividad comercial.

Domicilio:

Se refiere a la dirección legal o física donde la empresa tiene su sede principal y realiza sus actividades comerciales. Es la ubicación oficial que se establece en el documento constitutivo de la empresa y sirve como referencia para la jurisdicción legal, la comunicación oficial y la notificación de procesos legales.

Duración de la sociedad:

La Duración de la sociedad, en el contexto del acta constitutiva de una empresa, se refiere al período de tiempo durante el cual la sociedad estará legalmente en funcionamiento. Especifica la fecha de inicio de la sociedad y establece si la duración será indefinida o limitada.

En el caso de una duración limitada, se establece una fecha de finalización específica.

Capital social:

La cantidad de dinero o bienes que los socios o accionistas aportarán para iniciar las operaciones de la empresa. También se especifica la distribución de dicho capital entre los socios.

Socios o accionistas:

Los socios o accionistas son personas físicas o jurídicas que adquieren una participación en una sociedad según lo establecido en el acta constitutiva. Estos individuos poseen acciones o cuotas sociales que representan su propiedad y participación en la empresa. Su inversión puede ser en forma de capital financiero, bienes o servicios.

Administración:

Dentro del acta constitutiva, la Administración se refiere a la estructura y funcionamiento del órgano encargado de dirigir y gestionar los asuntos de una organización. En este documento se establecen los lineamientos y atribuciones del cuerpo directivo, así como los deberes, responsabilidades y poderes que posee para tomar decisiones y representar a la empresa.

Disposiciones adicionales:

Otros aspectos relevantes que se consideren necesarios para el buen funcionamiento de la empresa u organización, como disposiciones sobre la modificación del Acta Constitutiva, la disolución de la empresa, entre otros.

Tipos de Actas constitutivas

Estos son algunos tipos comunes de actas constitutivas dónde se define el tipo de sociedad que habrá de establecerse.

Acta Constitutiva de una Sociedad Anónima: Es el documento que establece y rige una sociedad anónima, una forma común de organización empresarial. Este tipo de acta establece la denominación social, el objeto de la empresa, el capital social, los accionistas, la estructura de gobierno y otros aspectos importantes para el funcionamiento de la sociedad anónima.
Acta Constitutiva de una Sociedad de Responsabilidad Limitada: Este tipo de acta se utiliza para crear una sociedad de responsabilidad limitada (SRL). En el acta se establecen los socios, el capital social, la forma de administración, las responsabilidades y los derechos de los socios, entre otros aspectos.
Acta Constitutiva de una Sociedad Civil: Se trata del documento que establece y regula una asociación civil o sin fines de lucro. En el acta se definen los objetivos de la asociación, las normas de funcionamiento, los derechos y obligaciones de los miembros, la forma de gobierno y otros aspectos relevantes.
Acta Constitutiva de una Fundación: Este tipo de acta se utiliza para establecer y regular una fundación, una entidad sin fines de lucro dedicada a la realización de actividades benéficas, educativas, científicas u otros propósitos específicos. En el acta se establecen los estatutos, los objetivos de la fundación, la forma de gobierno y otros aspectos relacionados.

La legalidad de un acta constitutiva de una empresa

Para otorgarle legalidad a un Acta Constitutiva de una empresa, generalmente se deben seguir los siguientes pasos:

Se redacta el documento que establece los términos y condiciones bajo los cuales se constituye la empresa. Este acta suele contener información como el nombre de la empresa, su objeto social, la forma jurídica que adoptará, la duración de la sociedad, el capital social, entre otros detalles relevantes.
Es recomendable contar con el asesoramiento de un corredor o notario público especializado en leyes corporativas para asegurarse de que el Acta Constitutiva cumpla con los requisitos legales y se ajuste a las normativas vigentes
Todos los socios fundadores deben firmar el Acta Constitutiva para expresar su acuerdo y consentimiento con los términos establecidos en el documento. Cada firma debe estar debidamente autenticada.
Una vez que el Acta Constitutiva está debidamente firmada y notarizada, se debe presentar ante el ente gubernamental encargado del registro de empresas, como el Registro Mercantil, la Oficina de Comercio u otra institución similar. Es posible que se deba pagar una tarifa para registrar la empresa.
Después de registrar el Acta Constitutiva, la empresa recibirá un número de identificación fiscal o registro tributario, dependiendo del país, que será necesario para realizar trámites fiscales y comerciales.

Una vez que el Acta Constitutiva se registra y se obtiene el número de identificación fiscal, la empresa se considera legalmente constituida y puede comenzar a operar dentro del marco legal establecido.

Por qué es importante hacer un acta constitutiva

En primer lugar, es importante porque establece las bases legales y los estatutos de la entidad, definiendo su estructura, sus objetivos y las responsabilidades de sus miembros. Esto proporciona claridad y certeza jurídica tanto para los fundadores como para los socios y accionistas, y ayuda a evitar conflictos y malentendidos futuros.

En segundo lugar, el acta constitutiva es requerida por la ley en la mayoría de los países. Es un requisito legal para el registro de la empresa y para obtener la personalidad jurídica, lo que significa que sin el acta constitutiva, la empresa no puede operar legalmente ni realizar transacciones comerciales. Es un paso necesario para cumplir con las regulaciones y normativas legales y fiscales, y también es necesario para abrir cuentas bancarias, obtener licencias comerciales y participar en contratos y acuerdos legales.

Por último, el acta constitutiva también es importante para establecer la credibilidad y la confianza en la empresa. Al tener un documento legalmente vinculante que define claramente la naturaleza y los objetivos de la organización, se muestra seriedad y compromiso hacia los clientes, proveedores, inversores y otras partes interesadas. Además, el acta constitutiva puede incluir disposiciones sobre la responsabilidad limitada, lo que protege a los fundadores y accionistas de posibles deudas o responsabilidades personales en caso de problemas financieros o legales.