¿Cómo registrar la razón social ante la Secretaría de Economía?

¿Te has decidido por el emprendedurismo? Entonces es necesario que sepas cómo registrar tu empresa, para lo cual no es necesario que tengas profundos conocimientos. Aquí te contamos el proceso para registrar la razón social ante la Secretaría de Economía.

¿Qué se necesita para dar de alta una razón social?

De forma previa a la constitución de una sociedad y de hacer la escritura constitutiva de ésta, es requisito su autorización por parte de la Secretaría de Economía. Esto garantiza que la sociedad mercantil creada utilizará una razón social dentro del marco de la legalidad; además, es la forma de avalar su existencia única al verificar que no se esté utilizando para otra sociedad.

Requisitos para realizar el trámite para registrar la razón social

El único requisito para realizar la solicitud de denominación o razón social es que cuentes con una firma electrónica, pues la e.Firma es necesaria para que te registres e ingreses al sistema del MUA de la Secretaría de Economía. También debes tener la autorización de uso de la denominación de la sociedad.

¿Qué es la Razón Social?

Antes que nada, definamos este concepto. La razón social es el nombre legal adquirido por la empresa después de registrar dicha empresa ante la autoridad; es decir, se trata del nombre oficial con fines administrativos de una persona moral. Este nombre debe ser único, ya que no pueden existir dos razones sociales idénticas.

Ahora bien, la entidad encargada en México de autorizar el uso de la razón social es la Secretaría de Economía (SE). Este procedimiento debe realizarse de forma previa a la conformación de una sociedad.

Diferencias entre registrar nombre comercial, marca y razón social

Acompañando a la razón social, siempre se encuentra el otro nombre de la empresa. Así, el nombre comercial de la compañía mercantil es fácilmente diferenciable de la razón social.

Por otro lado, existen además los nombres de las marcas comercializadas que posee la empresa, entre las que usualmente hay un producto estrella que podríamos llamar «la marca», que en muchas ocasiones opaca a su vez al nombre comercial y entonces ese nombre de marca se convierte en el central.

En pocas palabras, el nombre de marca es aquél con el que el público se familiariza. Por su propia naturaleza, este apelativo se emplea para lanzar la línea de productos frente a sus consumidores.

Características de la marca, nombre comercial y razón social

• Marca: su objetivo es brindar una identidad corporativa, posicionar a la empresa y ser enunciada con fines comerciales y publicitarios; entonces, este nombre se elige pensando en ser memorable, fácil de pronunciar, libre de ambigüedades, conciso y sencillo.
• Razón social: es el nombre legal por el que se le conoce colectivamente a una empresa de acuerdo con las características de la sociedad y su uso se delimita a los ámbitos formal, jurídico y administrativo; por tanto, está sujeta a los derechos y obligaciones establecidos por la ley. 
• Nombre comercial: no requiere registrarse ante la Secretaría de Economía, pero está protegido para garantizar su uso exclusivo mediante registro ante el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial (IMPI).

Tipos de razón social en México

Los tipos de sociedades mercantiles existentes ayudarán a determinar las razones sociales.

• Sociedad en Nombre Colectivo
• Sociedad en Comandita Simple
• Sociedad en Comandita por Acciones
• Sociedad de Responsabilidad Limitada
• Sociedad Anónima
• Sociedad Cooperativa

¿Cómo distinguir la denominación social de la razón social?

Por otra parte, también suele haber confusión entre la razón social y la denominación social. Aquí se presta más al intercambio de conceptos, puesto que ambos son del ámbito legal. La diferencia radica en el tipo de nombre registrado:

• Las razones sociales incluyen nombres y/o apellidos de uno o más socios.
• Las denominaciones sociales son nombres ideados para distinguir al negocio.

Y para saber si te corresponde una denominación social o razón social, primeramente debes definir qué tipo de sociedad mercantil estás por conformar. Bajo esta consideración, no es posible registrar una razón social si creas una Sociedad Anónima de Capital Variable (SA de CV) debido a su propio anonimato.

La Denominación o Razón Social no incluye el régimen jurídico o modalidad que adopte la persona moral para desempeñar la actividad económica preponderante, descrita en su objeto social.

Registrar tu razón social ante la Secretaría de Economía

El proceso para registrar una razón social es muy sencillo y rápido de realizar para todos los emprendedores. Estos procedimientos dejarán constituida a la empresa en los ámbitos federal y local.

Para ello, existen tres trámites principales que posibilitarán la apertura del negocio:

1. Definir el nombre de la empresa mediante autorización de la SE.
2. Obtener la constitución de la sociedad (Sociedad por Acciones Simplificada, SAS).
3. Sacar la licencia de funcionamiento (Sistema de Apertura Rápida de Empresas, SARE).

Al concluir todos estos trámites se obtiene un contrato social que avala la legal existencia de la sociedad.

Autorización de uso de denominación o razón social

La creación de personas morales, tanto civiles como mercantiles, comienza obteniendo la autorización para el uso de denominaciones y razones sociales. Este paso se lleva a cabo ante la Secretaría de Economía a través de la plataforma Modelo Único de Autorizaciones (MUA) en su sitio web.

Ahora toca el turno para su revisión a la autoridad, la cual debe decidir e informarte por correo electrónico si se autorizó o rechazó su solicitud.

Éstos son los pasos que debes efectuar al ingresar al MUA:

1. Ingresa al portal del MUA, que te pedirá acceso con la e.Firma, por lo que deberás adjuntar tus dos archivos, el certificado y la key, además de acceder con tu clave privada.
2. Clic en «Solicitar una DoRS» (Denominación o Razón Social).
3. Ingresa la Razón o Denominación Social que desees emplear para tu empresa.
4. Clic en «enviar a Dictamen».
5. Elige el tipo de régimen bajo el cual se constituirá la sociedad. En este paso es posible elegir “Por Definir”.
6. Selecciona tu entidad federativa y el fedatario ante quien constituirás tu empresa.
7. Revisa que los datos estén correctos y haz clic en «Firmar» o edítalos antes si es necesario.

La respuesta suele demorar un plazo de 48 horas, tras lo cual es recomendable que revises el estatus, que puede ser:

• Con aviso de uso. Esa denominación o razón social ya la tiene otra empresa.
• Enviada a dictamen. Tu trámite sigue en espera de resolución.
• Rechazada por dictamen. Tu DoRS incumple algún criterio legal.
• Autorizada. ¡Enhorabuena! Ya puedes acudir ante el notario.

¿Qué pasa después de autorizarse tu razón social?

Una vez aprobada la solicitud de DoRS por parte de la SE, cuentas con un plazo de 180 días naturales para hacer uso de la misma. Si vence este plazo, ya no podrás utilizar esa razón social, a menos que la solicites de nuevo.

Esto es lo que ocurre cuando concluye el trámite de la SE:

• Al completar el proceso con el SAS, éste se vincula con el Servicio de Administración Tributaria para obtener el RFC de la sociedad.
• También se vincula con el Registro Público del Comercio para obtener la boleta de inscripción.
• Asimismo, se anexa con el IMSS para obtener el alta patronal.
• Finalmente, será necesario obtener la licencia de funcionamiento municipal.
• Para el proceso anterior, el SARE ayuda a simplificar la licencia de funcionamiento municipal.

Ventajas del trámite de la razón social

Algunos beneficios de registrar tu razón o denominación social son:

• El trámite puede realizarse en línea en pocos pasos.
• Es un servicio gratuito.
• Puedes tramitarlo las 24 horas del día, los 365 días del año. 
• La respuesta es rápida, incluso de 24 horas.

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