Si tienes tu propio negocio o eres freelance que presta servicios profesionales, sabes que el principal asunto al cual prestar atención por parte de las empresas de cualquier tamaño debe ser el relacionado con el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Por eso, llevar la contabilidad fiscal en México no es algo optativo, sino que constituye una obligación marcada por las leyes. Incluso, el no hacerlo significa contravenir lo dispuesto en las Normas de Información Financiera (NIF) y, en consecuencia, recibir las sanciones aplicables.
Conoce los requisitos fiscales de la contabilidad establecidos por el Código Fiscal de la Federación.
¿Qué es la contabilidad fiscal? – Definición y Bases
Antes de conocer dichos requisitos, repasemos el concepto de Contabilidad Fiscal. En breve, se define como una rama de la contabilidad basada en los criterios fiscales regidos por las leyes de cada país y, por ende, relacionada con las obligaciones tributarias.
Bajo esta definición, entendemos por contabilidad fiscal a aquella que se encarga de la gestión de los compromisos del pago de los gravámenes vigentes, desde los federales como el ISR, el IVA y el IEPS hasta los estatales como el ISH, además de los municipales como el Predial.
Así, en el ejercicio para los contribuyentes obligados a pagarlos, se enfoca en todo tipo de práctica contable que coadyuve a este fin.
¿Cómo se presentan los informes de contabilidad fiscal? – Procesos
Contrario a lo ocurrido con otros tipos de contabilidad, la de índole fiscal debe prepararse en concordancia con las normas que rigen la actividad tributaria. Esto con el fin de que las autoridades hacendarias puedan auditar las finanzas de las empresas de manera más sencilla.
Objetivos de la contabilidad fiscal
Algunas de las tareas que cumple la contabilidad fiscal son:
- Calcular la responsabilidad tributaria de la persona moral o persona física con actividad empresarial.
- Proporcionar la información financiera y contable a las instituciones públicas.
- Ajustar los informes y documentos financieros para cumplir con la normativa fiscal.
- Realizar la planificación fiscal.
Requisitos fiscales de la contabilidad
El Código Fiscal de la Federación (CFF), el ordenamiento jurídico que rige todas las situaciones fiscales en el país, señala en su Art. 28 que todas las personas obligadas a llevar contabilidad fiscal deben regirse bajo los fundamentos expresados en ese mismo artículo. Asimismo, los Artículos 33 y 34 del Reglamento del CFF indican cuáles son los requisitos para integrar la contabilidad y cómo se manejan los registros contables.
Contabilidad fiscal en México
Los trámites relacionados con las actividades económicas en México, en relación a su correspondiente pago de impuestos y otros deberes fiscales como la respectiva declaración anual, se llevan a cabo a través del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Este órgano de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) tiene labor de aplicar la legislación fiscal y aduanera.
Elementos de la Contabilidad Fiscal – Requerimientos
De acuerdo con lo que establece el Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación, la contabilidad, para efectos fiscales, se integra por:
- Libros, sistemas y registros contables.
- Papeles de trabajo.
- Estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales.
- Control de inventarios y método de valuación.
- Discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos.
- Equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros.
- Documentación comprobatoria de los asientos respectivos.
- Documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes.
Tratándose de personas que enajenen gasolina, diésel, gas natural para combustión automotriz o gas licuado de petróleo para combustión automotriz en establecimientos abiertos al público en general, deberán contar con los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos.
Documentación contable según el CFF
En tanto, el Art. 33 del Reglamento del Código Federal de la Federación (RCFF) especifica qué tipo de documentos deben integrar la documentación contable:
- Registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas, así como las pólizas de dichos registros.
- Avisos o solicitudes de inscripción al RFC y la documentación de soporte.
- Declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos.
- Estados de cuenta bancarios y conciliaciones de los depósitos y retiros respectos de los registros contables, incluyendo estados de cuenta correspondientes a inversiones y tarjetas de crédito o débito.
- Acciones, partes sociales y títulos de propiedad.
Contabilidad Mercantil según el Código de Comercio
Paralelamente al CFF, en México es de aplicación reglamentaria el Código de Comercio, en cuyo Capítulo III (Título Segundo, Libro Primero) refiere que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Esto lo señala acerca de la Contabilidad Mercantil el Artículo 33 del CCo.
Para ello, abunda, puede ayudarse de cualquier recurso o sistemas de registro y procesamiento, siempre y cuando permita:
- Identificar las operaciones individuales y conectarlas con sus documentos comprobatorios.
- Seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones en las cifras finales.
- Preparar los estados que se incluyan en la información financiera del negocio.
- Conectar y seguir la huella entre las cifras de dichos estados, las acumulaciones de las cuentas y las operaciones individuales.
Por su parte, el Artículo 35 del Código de Comercio indica que «en el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del período de registro inmediato anterior, el total de movimientos de cargo o crédito a cada cuenta en el período y su saldo final».
En este apartado, añade que podrán llevarse libros mayores específicos clasificando por segmentos de actividad o áreas operativas, pero en todos los casos deberá existir un mayor general en que se concentren todas las operaciones de la entidad.
Finalmente, el Artículo 38 y el 46 del CCo dice que los comerciantes deberán conservar, debidamente archivados, los comprobantes originales de las operaciones por un plazo mínimo de 10 años, a lo cual también están obligados sus herederos.
¿Quiénes deben llevar la contabilidad? – Responsables
Además de los códigos y reglamentos anteriormente citados que ordenan llevar una contabilidad, las respectivas leyes de los impuestos también señalan las obligaciones de las personas físicas y morales en este sentido. Es el caso de la Ley del IVA, la Ley del ISR o la Ley del IEPS, entre otras.
Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad son los siguientes:
- Persona Moral del Título II LISR.
- Personas Morales con Fines no Lucrativos.
- Personas físicas con actividad empresarial y profesional.
- Persona Física Régimen de Incorporación Fiscal.
- Persona Física Arrendamiento de Inmuebles.
- Régimen de actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas y pesqueras.
¿Quiénes no requieren enviar su contabilidad?
Algunos contribuyentes que están obligados a llevar la contabilidad pueden, sin embargo, librarse de su envío. Estas facilidades para no enviar la contabilidad electrónica aplican para:
- Personas físicas que tributen conforme a la Sección I, Capítulo II y Capítulo III del Título IV de la Ley de ISR, cuyos ingresos totales del ejercicio inmediato anterior no hubieran excedido de 4 millones de pesos o que inicien actividades en el ejercicio.
- Personas morales que tributen conforme a lo señalado en el Título VII, Capítulo VIII de la Ley del ISR y Disposiciones Transitorias, que determinen y presenten el pago provisional del mes de que se trate, clasificando los CFDI de ingresos y gastos.
En ambos casos quedan exentos de cumplir con las siguientes obligaciones:
I. Enviar la contabilidad electrónica e ingresar de forma mensual su información contable en términos de lo señalado en el artículo 28 del CFF.
II. Presentar la Información de Operaciones con Terceros (DIOT) a que se refiere el artículo 32, fracción VIII de la Ley del IVA.
Contribuyentes exentos de llevar la contabilidad
Los contribuyentes no obligados a llevar contabilidad son las personas físicas que obtengan ingresos por actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras. En su caso, pueden sustituir la obligación con la emisión de los CFDI que amparen los ingresos obtenidos.
Multas por incumplimiento
El Código Fiscal de la Federación impone multas cuyo monto varía según la acción eludida; por ejemplo:
- No llevar la contabilidad
- Llevarla de modo distinto a lo especificado en el CFF.
- No llevar un libro o registro especial.
- No conservarla a disposición de las autoridades.
- No asentar las operaciones efectuadas o registrarlas de modo incorrecto.
- No demostrar la existencia de las operaciones amparadas por los CFDI.
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