Familiarizarte con las obligaciones fiscales con tus trabajadores y las leyes que las regulan es un paso fundamental para la gestión de tu empresa. Y en esa materia, no basta con conocer las leyes básicas sino que se requiere constante actualización pues, como suele ocurrir con las legislaciones y normativas federales, las inherentes a la relación trabajador-patrón sufren cambios conforme suceden revisiones, enmiendas y añadiduras.
Así, desde el 1 de enero de 2020, las obligaciones patronales se modificaron para incluir temas relacionados con las materias tributarias y de protección de datos personales. Conoce algunas de las principales encomiendas en materia fiscal a las que debes dar cumplimiento.
Recurso humano, el pilar de la organización – Bases para la administración de un negocio
Para llevar a cabo la administración integral de tu negocio debes atender múltiples áreas de gestión, desde la productiva hasta el marketing, y en cada caso es necesario el cumplimiento de normas operativas, de seguridad y de calidad, entre otras.
Una de las áreas imprescindibles para el funcionamiento de toda empresa es la del capital humano, y es que la correcta administración del recurso humano es clave para los grandes resultados. Hoy en día, no hay compañía prestigiada que base su éxito en malas prácticas patronales sino, por el contrario, la satisfacción del empleado y garantía de sus derechos rinde los mayores frutos.
Como ves, el manejo de la nómina va mucho más allá de pagar su aguinaldo. Por ejemplo, aunque la ley establece que el patrón es una figura jerárquicamente superior a sus colaboradores, también deja en claro una serie de obligaciones ineludibles tanto en el aspecto de derecho laboral como de rendición de cuentas fiscales.
Regulaciones de las obligaciones patronales
La mayor regulación donde se asientan las obligaciones patronales en México es la Ley Federal del Trabajo (LFT), mientras que el Código Fiscal de la Federación (CFF) incluye las normativas de orden fiscal a las que los patrones deben apegarse. Otra de las legislaciones donde se observan artículos concernientes a los derechos de los trabajadores es la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR).
Por su parte, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) es la instancia encargada de hacer cumplir dichas normas. Para operar, también este órgano de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) tiene su propia Ley del SAT (LSAT).
En tanto, la Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados (LGPDPPSO) señala, en los artículos 27 y 28, el contenido mínimo obligatorio de los avisos de privacidad, en sus versiones simplificada e integral, que los patrones deben garantizar para sus trabajadores para que éstos suscriban y conozcan el tratamiento que se dará a sus datos personales.
¿Qué obligaciones fiscales debo cumplir? – Normatividad básica para empleadores
Si apenas inicias tu negocio o si anteriormente no te habías involucrado con esta parte de la gestión de tu empresa y no tienes idea, comencemos por las obligaciones fiscales “de siempre”, es decir, las que permanecen en medio de las modificaciones legales.
Responsabilidades patronales básicas
Si tienes alta en la figura fiscal de «patrón» ante las autoridades fiscales y hacendarias de México, consecuentemente adquieres ciertas obligaciones patronales básicas incluso si sólo cuentas con la cantidad mínima de colaboradores.
- La primera de éstas es registrar a tus trabajadores ante el Registro Federal del Contribuyente (RFC).
- Otra más es proporcionar a tus trabajadores la constancia anual de ingresos y retenciones. El trabajador podrá emplear esta constancia de percepciones y retenciones de impuestos para los fines personales necesarios.
- También debes efectuar retenciones del Impuesto Sobre la Renta (ISR) a tus trabajadores y entregarlas al SAT mensualmente en las mismas fechas que declares tus impuestos.
- En caso que les corresponda, debes entregarles en efectivo las cantidades que resulten a su favor por concepto de subsidio al empleo.
- Además, debes saber que tendrás que presentar la declaración informativa por el pago de sueldos a más tardar el 15 de febrero del siguiente año; para cumplir con tu Declaración Informativa Múltiple de Sueldos y Salarios (DIM) como patrón, puedes descargar el programa en el Portal del SAT.
Pagos a asalariados
Quienes hagan pagos por salarios y conceptos asimilados a éstos, deben cumplir las obligaciones fiscales siguientes:
- Efectuar las retenciones del ISR.
- Calcular el impuesto anual de las personas que les hayan prestado servicios personales subordinados, excepto cuando el trabajador…
- Inició la prestación de servicios después del 1º de enero del año de que se trate o dejó de prestar servicios al retenedor antes del 1º de diciembre del año por el que se efectúe el cálculo.
- Obtuvo ingresos anuales por salarios o conceptos asimilados que excedan de $400,000.00.
- Comunique por escrito al retenedor, a más tardar el 31 de diciembre del ejercicio de que se trate, que presentarán declaración anual.
- Obtenga ingresos acumulables distintos de salarios o conceptos asimilados a éstos.
- Prestó servicios a dos o más empleadores en forma simultánea.
- Proporcionar comprobantes fiscales de remuneraciones y retenciones a las personas que reciban pagos por sueldos, salarios y conceptos asimilados a ñestos, en la fecha en que se realice la erogación correspondiente, los cuales podrán utilizarse como constancia o recibo de pago para efectos de la legislación laboral.
Nuevas exigencias fiscales y de datos privados
Entre las obligaciones patronales recientemente incorporadas se encuentran diversas que se refieren a la materia fiscal y de protección de datos personales, entre las que sobresalen las siguientes:
Materia fiscal
Los patrones están obligados a requerir a sus trabajadores la información relacionada con su identidad, datos de contacto telefónico y correo electrónico, además de cualquier otro que la autoridad fiscal determine mediante reglas y resoluciones de carácter general (Artículo 27 del CFF).
Por su parte, los trabajadores deberán manifestar al RFC la modificación a sus datos personales con respecto al cambio de su domicilio fiscal dentro de los 10 días posteriores a que ocurra, excepto cuando se haya determinado legalmente el incumplimiento de normas fiscales o cuando interponga un medio de defensa ante alguna auditoría fiscal, disminuyendo en ambos casos a 5 días.
Materia de datos personales
La LGPDPPSO obliga a los patrones, al margen de la inscripción al Registro Federal de Contribuyentes, a requerir a los trabajadores la información relacionada con su identidad, datos de contacto telefónico y electrónico o cualquier otro que señale el SAT, a través de la Resolución Miscelánea Fiscal correspondiente.
Del mismo modo, dicha Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados dispone en sus numerales 3, fracción IX, que cualquier información concerniente a una persona física que permita determinar su identidad, deberá ser considerada como un dato personal.
En consecuencia, los patrones deben entregar a sus trabajadores el aviso de privacidad respectivo para su firma y así garantizar la seguridad en el manejo de los mismos. Éste debe contener los elementos descritos a continuación.
Denominación del responsable
Si se trata de un aviso de privacidad simplificado:
- Finalidades del tratamiento para las cuales se obtienen los datos personales, distinguiendo las que requieran su consentimiento.
- Cuando realicen transferencias de datos personales que requieran consentimiento, deben informar a las autoridades, y las personas físicas o morales a las que se transfieren, así como el objeto de la transferencia.
- Mecanismos y medios disponibles para que el titular, en su caso, pueda manifestar su negativa para el tratamiento de sus datos personales para las finalidades y transferencias de datos personales que requieran de su consentimiento.
- Sitio donde se puede consultar el aviso de privacidad integral.
Si se trata de un aviso de privacidad integral, debe añadirse además:
- Fundamento que faculta al responsable para efectuar el tratamiento.
- Domicilio del responsable.
- Datos personales que serán sometidos a tratamiento, identificando los de carácter sensible.
- Finalidades del tratamiento para las cuales se obtienen los datos personales, distinguiendo las que requieren el consentimiento del titular.
- Mecanismos, medios y procedimientos disponibles para ejercer los derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición al tratamiento de datos personales (ARCO).
- Domicilio de la Unidad de Transparencia.
- Medios a través de los cuales el responsable puede comunicar a los titulares los cambios al aviso de privacidad.
Otras obligaciones patronales – Marco legal complementario
Al margen del cumplimiento fiscal, el Artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo establece las obligaciones de los patrones en la relación de trabajo y en el lugar donde se realice el mismo. Algunas de las más relevantes para el tema fiscal que nos ocupa son:
I.- Cumplir las disposiciones de las normas de trabajo aplicables a sus empresas o establecimientos;
II.- Pagar a los trabajadores los salarios e indemnizaciones, de conformidad con las normas vigentes en la empresa o establecimiento;
VII.- Expedir cada quince días, a solicitud de los trabajadores, una constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido;
VIII.- Expedir al trabajador que lo solicite o se separe de la empresa, dentro del término de tres días, una constancia escrita relativa a sus servicios;
XXIII.- Hacer las deducciones de las cuotas para la constitución y fomento de sociedades cooperativas y de cajas de ahorro, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 110, fracción IV;
XXIII Bis. Hacer las deducciones y pagos correspondientes a las pensiones alimenticias previstas en la fracción V del artículo 110 y colaborar al efecto con la autoridad jurisdiccional competente;
XXVI. Hacer las deducciones previstas en las fracciones IV del artículo 97 y VII del artículo 110, enterar los descuentos en orden de prelación, primero al Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores y posterior a las otras instituciones. Esta obligación no convierte al patrón en deudor solidario del crédito que se haya concedido al trabajador;
XXVI Bis. Afiliar al centro de trabajo al Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores, a efecto de que los trabajadores puedan ser sujetos del crédito que proporciona dicha entidad. La afiliación será gratuita para el patrón.
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